giriiş
Akış şeması, karmaşık bir süreci ekibiniz için görselleştirmenin en iyi yoludur. Bir akış şeması oluşturmak için kullanabileceğiniz 30'dan fazla standart sembol vardır. Bu semboller, bir süreçten bir belgeye ve alınması gereken kararlara kadar her şeyi temsil edebilir. Bu makalede, farklı şekillerin ne anlama geldiğini, bir akış şemasının ne zaman faydalı olabileceğini ve iş yerinde hangi tür akış şemalarını uygulayabileceğinizi öğreneceksiniz.
İster operasyonları kolaylaştırmak isteyen bir işletme sahibi, ister ekibini doğru yolda tutmak isteyen bir proje yöneticisi, ister yeni bir uygulama tasarlayan bir yazılım geliştiricisi olun, akış şemaları paha biçilmez bir araç olabilir. Karmaşık süreçleri net ve mantıklı adımlara bölerek akış şemaları, olası darboğazları belirlemenize, iş akışlarını optimize etmenize ve fikirlerinizi etkili bir şekilde iletmenize yardımcı olur. Bu kapsamlı kılavuzda, sembolleri, türleri ve pratik kullanımları da dahil olmak üzere akış şemalarının temellerini inceleyeceğiz.
Akış şeması nedir?
Akış şeması, bir süreç veya iş akışının adımlarını, sıralarını ve kararlarını gösteren bir diyagramdır. Birçok farklı akış şeması türü olsa da, temel akış şeması süreç haritasının en basit biçimidir. Bu güçlü araç, süreçleri planlamak, görselleştirmek, belgelemek ve iyileştirmek için çeşitli bağlamlarda kullanılabilir.
Endüstri mühendisleri Frank ve Lillian Gilbright, akış şeması kavramını ilk kez 1921 yılında Amerikan Makine Mühendisleri Derneği'ne (ASME) sunduklarında ortaya atmışlardır. O zamandan beri, akış şemaları çeşitli endüstrilerdeki süreçleri optimize etmek için geliştirilmiş ve standartlaştırılmıştır.
Farklı akış şeması türleri ve sembolleri hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, doğru yerdesiniz. Ayrıca, akış şemalarının nasıl oluşturulacağını açıklayacak ve ilham almanız için bazı örnekler sunacağız.
Akış şeması ne zaman kullanılmalıdır?
Akış şemaları, aşağıdakilere ihtiyaç duyduğunuzda da dahil olmak üzere çeşitli senaryolarda faydalı olabilir:
- Süreçlerin belgelenmesi ve standartlaştırılmasıAkış şeması, ortak bir proje veya süreci haritalandırmanın ve belgelemenin harika bir yoludur. Akış şemasını tamamladıktan sonra, benzer projeler ve süreçler için kullanabilirsiniz. Bu, uzun vadede size ve ekibinize zaman ve stres tasarrufu sağlayabilir.
- Karmaşık fikirleri ve sistemleri görselleştirmeEkibinizdeki herkesin karmaşık ve uzun bir süreç belgesini inceleyecek zamanı (veya kaynağı) olmayabilir. Akış şeması, herkesin iş akışını takip etmesini, görevleri anlamasını ve farklı adımları hızlı ve kolay bir şekilde analiz etmesini sağlar.
- Ekipleri organize etmek ve görevleri atamakBir süreci görselleştirmek, ekip üyelerinize görev atamanızı ve ekibinizin işini organize ederek her şeyin daha iyi akmasını sağlamanızı kolaylaştırabilir.
- Veri odaklı kararlar almakKararlar, bir akış şemasında gösterildiğinde genellikle çok daha az göz korkutucu ve karmaşık görünür. Akış şeması ayrıca, kararlarınızın sonuçlarını görmenize yardımcı olarak sonraki adımları tahmin etmenizi ve gerekçelendirmenizi kolaylaştırır.
- Darboğazları belirleme ve önlemeAkış şemaları, darboğazları veya sorunları sorun haline gelmeden önce belirlemenize yardımcı olur. Bu görsel kılavuzla tüm süreci haritalandırarak, her adımı takip edebilir ve her göreve yeterli zaman ve kaynak ayırdığınızdan emin olabilirsiniz.
- Proje ilerlemesinin planlanması ve izlenmesiAkış şemasındaki adımları takip etmek çok kolay olduğundan, ekibinizin projede veya süreçte nerede olduğunu her zaman belirleyebilirsiniz. Bu, ilerlemeyi takip etmeyi çok kolaylaştırır ve ayrıca yapılması gereken görevler hakkında iyi bir genel bakış sunar.
Akış şeması sembolleri ve tanımları
Akış şemaları, bir süreci belgelemeye veya planlamaya yardımcı olan hızlı, elle çizilmiş görselleştirmelerden, özel yazılımlarla tasarlanmış karmaşık iş akışı diyagramlarına kadar çeşitlilik gösterir. Akış şemalarını ekipler, departmanlar ve hatta sektörler arasında daha kolay anlamanızı sağlamak için Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI), 1960'larda resmi standartlar oluşturmuş ve bu standartlar 1970 yılında Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından kabul edilmiş ve sürekli olarak güncellenip geliştirilmiştir. Bu standardın en son sürümü 2019 yılında onaylanmıştır.
Bir akış şemasını okurken Batı standardını izleyin; yani şemayı yukarıdan aşağıya ve soldan sağa doğru okuyun. En yaygın akış şeması şekillerine, sembollerine, adlarına ve anlamlarına bir göz atalım.
- Akış hattı: Akış çizgisi, iki bloğu birbirine bağlayarak sürecin yönünü gösterir.
- Son veya Terminatör: Sonlandırıcı sembolü, bir akış şemasında bir sürecin başlangıç veya bitiş noktalarını gösterir.
- İşlem: Süreç sembolü, akış şemasının en yaygın bileşenidir ve bir süreçteki bir adımı temsil eder.
- Açıklama veya dipnot: Bir adım hakkında ek bilgiyi bir açıklama veya ek açıklama ile gösterebilirsiniz.
Karar verme:
Bu sembol, süreçteki bir sonraki adıma geçmek için sizin veya ekibinizin vermesi gereken bir kararı temsil eder. Genellikle doğru veya yanlış bir karardır veya cevaplamanız gereken bir evet veya hayır sorusudur.
Saklanan veriler:
Bu sembol bir veri dosyasını veya veritabanını ifade eder.
“Veya” sembolü:
Bu sembol, süreç akışının üç veya daha fazla dalda devam ettiğini gösterir.
Giriş/Çıkış:
Giriş/Çıkış sembolü, harici verilerin içe veya dışa aktarılma sürecini temsil eder.
Göstermek:
Bu simge, ilgili bilgilerin görüntülendiği bir adımı belirtir.
Belge:
Bu sembol tek bir belgeyi temsil eder.
Gecikme:
Bu simge, sürecin parçası olan herhangi bir gecikme süresini planlamanıza ve görüntülemenize olanak tanır.
Manuel giriş:
Bu sembol, elle girilmesi gereken veri veya bilgileri gösterir.
Manuel kullanım:
Bu sembol işlemde manuel bir işlem veya manuel bir ayarlama yapıldığını gösterir.
Ekran dışı bağlayıcı:
Bu sembol farklı sayfalarda bulunan iki sembolü birbirine bağlamak için kullanılır.
Sayfa içi bağlayıcı:
Bu nokta iki sembolü birbirine bağlayabilir ve uzun çizgilerin yerini alabilir, böylece akış şeması daha temiz ve düzenli hale gelir.
Kavşak bağlantı sembolü:
Bu sembol birden fazla dalı tek bir işlemde birleştirmek için kullanılır.
Alternatif süreç:
Bu sembolle ilişkili çizgiler genellikle noktalıdır. Sembolün kendisi, ihtiyaç duyulması halinde normal işlem adımına bir alternatifi gösterir.
Önceden tanımlanmış süreç:
Bu sembol daha önce başka bir yerde tanımlanmış bir süreci temsil eder.
Birkaç belge:
Bu simge birden fazla belgeyi temsil eder.
Hazırlık veya başlatma:
Bu sembol süreçte bir hazırlık veya başlangıç aşamasını temsil eder.
Sembollerin ne anlama geldiğini öğrendikten sonra, hemen hemen her tür akış şemasını okuyabilir veya oluşturabilir ve görselleştirilen süreci daha iyi anlayabilirsiniz. Farklı şekil veya semboller gerektiren bir akış şeması oluştururken, ekip üyelerinin erişebilmesi için bir açıklama ekleyin.
Yaygın akış şeması türleri
Akış şemaları birçok farklı türdedir ve her biri bir süreç veya sistemin farklı yönlerini görselleştirme ve analiz etmede belirli bir amaca hizmet eder. İster bir iş akışını belgeliyor, ister bir algoritma tasarlıyor veya karmaşık bir projeyi yönetiyor olun, yaygın akış şeması türlerini anlamak, ihtiyaçlarınıza en uygun seçeneği seçmenize yardımcı olabilir. İşte en yaygın akış şeması türlerinden bazıları:
Karar verme akış şeması
Karar akış şeması, karar alma sürecine odaklanır ve belirli koşullara veya kriterlere göre farklı yollar ve sonuçlar ortaya koyar. Ekiplerin karar alma stratejilerini değerlendirmelerine ve iyileştirmelerine yardımcı olur.
Süreç akış şeması
Süreç akış şeması veya süreç haritası olarak da bilinen süreç akış diyagramı, bir sürecin adım adım gösterimini sunarak görevlerin gerçekleştirilme sırasını, karar noktalarını ve son noktaları gösterir. İş süreçlerini belgelemek, analiz etmek ve optimize etmek için kullanışlıdır.
İş akışı diyagramı
İş akışı diyagramı, kişiler, departmanlar veya sistemler arasındaki iş ve bilgi akışını gösterir. Süreçleri kolaylaştırmaya, darboğazları belirlemeye ve ekip üyeleri arasında etkili iş birliğini sağlamaya yardımcı olur.
Yüzme Kulvarı Akış Şeması
İşlevler arası akış şeması veya kulvar diyagramı olarak da adlandırılan bu akış şeması türü, süreç adımlarını farklı kişileri veya rolleri temsil eden ayrı satırlara böler. Birden fazla paydaşı içeren karmaşık süreçleri görselleştirmek için idealdir.
Veri Akış Diyagramı (DFD)
Veri akış diyagramı (DFD), bir sistemdeki veri akışını tasvir eder ve verilerin nasıl işlendiğini, depolandığını ve iletildiğini gösterir. DFD'ler, bilgi sistemlerini tasarlamak ve belgelemek için bilgisayar programlama ve sistem analizinde yaygın olarak kullanılır.
Program Akış Şeması
Program akış diyagramı, bir bilgisayar programı veya algoritmasındaki adım ve kararların sırasını gösterir. Programcıların yazılım tasarlamalarına, belgelemelerine ve hata ayıklamalarına yardımcı olur.
Sistem akış şeması
Sistem akış diyagramı, donanım, yazılım ve bunların etkileşimleri de dahil olmak üzere bir sistemin mimarisini ve bileşenlerini gösterir. Karmaşık sistemleri tasarlamak, belgelemek ve hata ayıklamak için kullanışlıdır.
Proses Akış Diyagramı (PFD)
Proses akış diyagramına benzer şekilde, proses akış diyagramı (PFD), ana ekipmana, malzeme akışına ve kontrol döngülerine odaklanan bir prosesin genel görünümünü sunar. Bu tür diyagramlar genellikle kimya mühendisliği ve endüstriyel proseslerde kullanılır.
Olay odaklı süreç zinciri (EPC) diyagramı
Olay odaklı süreç zinciri (EPC) diyagramı, iş süreçlerini olaylara, işlevlere ve mantıksal bağlantılara dayalı olarak modellemek için kullanılan belirli bir diyagram türüdür. EPC'ler genellikle BPMN (İş Süreci Modelleme ve Gösterimi) gibi diğer süreç modelleme teknikleriyle birlikte kullanılır.
Spesifikasyon ve Açıklama Dili (SDL) Diyagramı
SDL diyagramları, özellikle telekomünikasyon sektöründe gerçek zamanlı sistemleri tasarlamak ve belgelemek için kullanılır. Durumlar, geçişler ve eylemler de dahil olmak üzere bir sistemin davranışının grafiksel bir temsilini sağlarlar.
Bu yaygın akış şeması türlerini ve kullanımlarını anlayarak, ister bir akış şeması şablonu, ister bir akış şeması oluşturucu kullanın, isterse sıfırdan bir tane oluşturun, projeniz için en iyi diyagramı seçebilirsiniz.
İpucu: Süreç dokümantasyonu akış şemasını süreç dokümantasyonu hakkındaki makalemizde bulabilir, akış şemalarının bir diğer yaygın örneği olarak PERT şemalarını inceleyebilirsiniz.
Okuyun: Olay Yönetimi: Bir Plan Nasıl Oluşturulur (Artı 7 En İyi Uygulama)
Akış Şeması Nasıl Oluşturulur: Adım Adım Kılavuz
Akış şeması oluşturmak ilk başta göz korkutucu görünebilir, ancak bu basit adımları izleyerek süreçlerinizi, iş akışlarınızı veya algoritmalarınızı bir akış şeması oluşturucu veya yazılım kullanarak kolayca görselleştirebilirsiniz. İster süreç diyagramları, ister karar akış diyagramları veya kulvar diyagramları oluşturuyor olun, bu kılavuz başlamanıza yardımcı olacaktır.
1. Hedefinizi ve kapsamınızı tanımlayın.
Bir akış şeması oluşturmaya başlamadan önce amacını ve kapsamını açıkça tanımlayın. Bir iş sürecini mi belgeliyorsunuz, bir algoritma mı tasarlıyorsunuz veya karmaşık bir iş akışını mı görselleştiriyorsunuz? Amacınızı anlamak, doğru akış şeması türünü seçmenize ve gereken ayrıntı düzeyini belirlemenize yardımcı olacaktır.
2. Görevleri belirleyin ve düzenleyin
Görselleştirmek istediğiniz süreç, iş akışı veya sistem hakkında bilgi toplayın. Ekip üyeleri ve paydaşlarla görüşerek temel adımları, karar noktalarını, girdileri ve çıktıları belirleyin. Fikirlerinizi düzenlemek ve ana adımları ve yapıyı özetleyen akış şemanızın ilk taslağını oluşturmak için bir beyaz tahta veya yapışkan notlar kullanın.
3. Doğru akış şeması sembollerini seçme
Bağlantılar, karar noktaları ve uç noktalar dahil olmak üzere standart akış şeması sembolleri ve şekillerine aşina olun. Oluşturduğunuz akış şeması türüne (örneğin, süreç akış diyagramı, veri akış diyagramı (DFD) veya kulvar diyagramı) göre en uygun sembolleri seçin. Sembollerin tutarlı kullanımı, diyagramın netliğini ve okunabilirliğini sağlar.
4. Akış şemanızı çizin ve tamamlayın
Akış şemanızın dijital ve tamamlanmış bir versiyonunu oluşturmak için bir akış şeması oluşturucu veya Microsoft Visio ya da Lucidchart gibi bir yazılım kullanın. Bu araçlar, çeşitli kullanımlar için profesyonel akış şemaları oluşturmayı kolaylaştıran çok çeşitli şablonlar, şekiller ve bağlayıcılar sunar. Adımları ve karar noktalarını mantıksal olarak düzenleyin ve aralarındaki akışı göstermek için bağlayıcılar kullanın. Bağlam ve netlik sağlamak için açıklamalar ve etiketler ekleyin.
5. Uygulama ve Optimizasyon
Tamamlanmış akış şemanızı ekip üyeleriniz ve paydaşlarınızla paylaşın ve geri bildirim alın. Herkesin akış şemasında gösterilen süreci veya iş akışını anladığından emin olmak için iş birliği yapın. Akış şemasını kuruluşunuzda uygulayın ve etkinliğini izleyin. Akış şemanızı gerçek dünya deneyimleri ve geri bildirimlere göre sürekli olarak gözden geçirin ve optimize edin; verimliliği ve üretkenliği artırmak için gerektiğinde ayarlamalar yapın.
Sonuç
Bu adımları izleyerek ve akış şeması yazılımlarının ve şablonlarının gücünden yararlanarak, süreçlerinizi, iş akışlarınızı ve karar alma sürecinizi kolaylaştırmaya yardımcı olan net ve etkili akış şemaları oluşturabilirsiniz.
