Введение
Блок-схема — лучший способ визуализации сложного процесса для вашей команды. Существует более 30 стандартных символов, которые можно использовать для создания блок-схемы. Эти символы могут обозначать что угодно: от процесса и документа до решений, которые необходимо принять. В этой статье вы узнаете, что означают различные фигуры, когда блок-схема может быть полезна и какие типы блок-схем можно использовать на рабочем месте.
Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, стремящимся оптимизировать процессы, менеджером проекта, пытающимся держать свою команду в тонусе, или разработчиком программного обеспечения, создающим новое приложение, блок-схемы могут стать бесценным инструментом. Разбивая сложные процессы на четкие, логичные шаги, блок-схемы помогают выявлять потенциальные узкие места, оптимизировать рабочие процессы и эффективно доносить идеи. В этом всеобъемлющем руководстве мы рассмотрим основы блок-схем, включая их символы, типы и практическое применение.
Что такое блок-схема?
Блок-схема — это диаграмма, показывающая шаги, последовательность и решения процесса или рабочего потока. Хотя существует множество различных типов блок-схем, базовая блок-схема является простейшей формой карты процесса. Этот мощный инструмент может использоваться в различных контекстах для планирования, визуализации, документирования и улучшения процессов.
Впервые концепцию блок-схемы представили инженеры-технологи Фрэнк и Лилиан Гилбрайт в 1921 году, когда они показали её Американскому обществу инженеров-механиков (ASME). С тех пор блок-схемы были усовершенствованы и стандартизированы для оптимизации процессов в различных отраслях промышленности.
Если вы хотите узнать больше о различных типах блок-схем и их символах, вы попали по адресу. Мы также объясним, как создавать блок-схемы, и предоставим несколько примеров для вдохновения.
Когда следует использовать блок-схему?
Блок-схемы могут быть полезны в самых разных ситуациях, в том числе, когда вам необходимо:
- Документирование и стандартизация процессовБлок-схема — отличный способ составить схему и задокументировать типовой проект или процесс. После того, как блок-схема будет готова, вы можете использовать её для аналогичных проектов и процессов. Это сэкономит вам и вашей команде время и нервы в долгосрочной перспективе.
- Визуализация сложных идей и системНе у всех членов вашей команды есть время (или ресурсы) на изучение сложного, объемного документа, описывающего процесс. Блок-схема позволяет всем отслеживать рабочий процесс, понимать задачи и быстро и легко анализировать различные этапы.
- Организация работы команд и распределение задач.Визуализация процесса может упростить распределение задач между членами вашей команды и организовать работу команды таким образом, чтобы все шло более гладко.
- Принятие решений на основе данныхПринятие решений часто кажется гораздо менее сложным и пугающим, если оно представлено в виде блок-схемы. Блок-схема также помогает увидеть последствия принятых решений, что облегчает прогнозирование и обоснование дальнейших шагов.
- Выявление и предотвращение узких местБлок-схемы помогают выявлять узкие места или проблемы до того, как они станут серьезными. Составив карту всего процесса с помощью этого визуального руководства, вы сможете отслеживать каждый шаг и убедиться, что вы выделили достаточно времени и ресурсов на каждую задачу.
- Планирование и отслеживание хода выполнения проекта.Поскольку пошаговая схема очень проста в использовании, вы всегда можете определить, на каком этапе проекта или процесса находится ваша команда. Это значительно упрощает отслеживание прогресса и дает хорошее представление о задачах, которые еще предстоит выполнить.
Символы и определения блок-схем
Блок-схемы варьируются от быстрых, нарисованных от руки визуализаций, помогающих документировать или планировать процесс, до сложных диаграмм рабочих процессов, разработанных с помощью специализированного программного обеспечения. Чтобы упростить понимание блок-схем в различных командах, отделах и даже отраслях, Американский национальный институт стандартов (ANSI) в 1960-х годах разработал официальные стандарты, которые были приняты Международной организацией по стандартизации (ISO) в 1970 году и постоянно обновляются и совершенствуются. Последняя версия этого стандарта была утверждена в 2019 году.
При чтении блок-схемы следуйте западному стандарту, то есть читайте её сверху вниз и слева направо. Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространённых форм, символов, названий и значений блок-схем.
- Потоковая линия: Линия потока показывает направление процесса, соединяя два блока вместе.
- Конец или Терминатор: Символ терминатора указывает на начальную или конечную точку процесса на блок-схеме.
- Процесс: Символ процесса — наиболее распространенный элемент блок-схемы, обозначающий этап процесса.
- Пояснение или примечание: Дополнительную информацию о шаге можно отобразить с помощью описания или аннотации.
Принятие решений:
Этот символ обозначает решение, которое вы или ваша команда должны принять, чтобы перейти к следующему шагу процесса. Обычно это правильное или неправильное решение, либо вопрос, на который нужно ответить «да» или «нет».
Сохраненные данные:
Этот символ обозначает файл данных или базу данных.
Символ “или”:
Этот символ указывает на то, что технологический процесс продолжается по трем или более ветвям.
Ввод/вывод:
Символ ввода/вывода обозначает процесс импорта или экспорта внешних данных.
Показывать:
Этот значок указывает на шаг, на котором отображается соответствующая информация.
Документ:
Этот символ обозначает отдельный документ.
Задерживать:
Этот значок позволяет запланировать и отобразить любые периоды задержки, являющиеся частью процесса.
Ввод вручную:
Этот символ обозначает данные или информацию, которые необходимо ввести вручную.
Ручное управление:
Этот символ указывает на ручное управление или ручную настройку в процессе.
Внеэкранный соединитель:
Этот символ используется для соединения двух символов, расположенных на разных страницах.
Встроенный коннектор:
Эта точка может соединять два символа и заменять длинные линии, делая блок-схему более понятной и упорядоченной.
Символ соединения на перекрестке:
Этот символ используется для объединения нескольких ветвей в один процесс.
Альтернативный процесс:
Линии, связанные с этим символом, обычно пунктирные. Сам символ указывает на альтернативный вариант стандартного этапа процесса, если таковой необходим.
Предварительно определенный процесс:
Этот символ обозначает процесс, который уже был описан в другом месте.
Несколько документов:
Этот значок отображает несколько документов.
Подготовка или инициация:
Этот символ обозначает подготовительный или начальный этап процесса.
Как только вы поймете значение символов, вы сможете читать или создавать практически любые блок-схемы и лучше понимать визуализируемый процесс. При создании блок-схемы, требующей использования различных фигур или символов, добавьте легенду, чтобы она оставалась доступной для членов команды.
Распространенные типы блок-схем
Блок-схемы бывают разных типов, каждый из которых служит определенной цели — визуализации и анализу различных аспектов процесса или системы. Понимание распространенных типов блок-схем поможет вам выбрать оптимальный вариант для ваших нужд, будь то документирование рабочего процесса, разработка алгоритма или управление сложным проектом. Вот некоторые из наиболее распространенных типов блок-схем:
Блок-схема процесса принятия решений
Блок-схема принятия решений фокусируется на процессе принятия решений и отображает различные пути и результаты в зависимости от конкретных условий или критериев. Она помогает командам оценивать и совершенствовать свои стратегии принятия решений.
Блок-схема процесса
Блок-схема процесса, также известная как схема процесса или карта процесса, представляет собой пошаговое описание процесса, показывающее порядок выполнения задач, точки принятия решений и конечные точки. Она полезна для документирования, анализа и оптимизации бизнес-процессов.
Схема рабочего процесса
Диаграмма рабочих процессов показывает поток работы и информации между людьми, отделами или системами. Она помогает оптимизировать процессы, выявлять узкие места и обеспечивать эффективное взаимодействие между членами команды.
Схема потока движения
Этот тип блок-схемы, также называемый кросс-функциональной блок-схемой или диаграммой «дорожек», разделяет этапы процесса на отдельные линии, представляющие разных людей или роли. Он идеально подходит для визуализации сложных процессов, в которых участвуют множество заинтересованных сторон.
Диаграмма потока данных (ДПД)
Диаграмма потоков данных (DFD) отображает поток данных в системе и показывает, как данные обрабатываются, хранятся и передаются. Диаграммы потоков данных широко используются в компьютерном программировании и системном анализе для проектирования и документирования информационных систем.
Блок-схема программы
Блок-схема программы показывает последовательность шагов и решений в компьютерной программе или алгоритме. Она помогает программистам проектировать, документировать и отлаживать программное обеспечение.
Блок-схема системы
Диаграмма потоков системы отображает архитектуру и компоненты системы, включая аппаратное и программное обеспечение, а также их взаимодействие. Она полезна для проектирования, документирования и отладки сложных систем.
Технологическая схема процесса (ТСП)
Подобно технологической схеме, технологическая схема (ТС) дает общее представление о процессе, фокусируясь на основном оборудовании, потоке материалов и контурах управления. Этот тип диаграммы широко используется в химической инженерии и промышленных процессах.
Диаграмма цепочки процессов, управляемых событиями (EPC).
Диаграмма цепочки процессов, управляемых событиями (EPC-диаграмма), — это особый тип диаграммы, используемый для моделирования бизнес-процессов на основе событий, функций и логических связей. EPC-диаграммы обычно используются в сочетании с другими методами моделирования процессов, такими как BPMN (Business Process Modeling and Notation).
Диаграмма языка спецификации и описания (SDL)
Диаграммы SDL используются для проектирования и документирования систем реального времени, особенно в телекоммуникационной отрасли. Они обеспечивают графическое представление поведения системы, включая состояния, переходы и действия.
Понимая эти распространенные типы блок-схем и их применение, вы сможете выбрать наилучшую диаграмму для своего проекта, независимо от того, используете ли вы шаблон блок-схемы, конструктор блок-схем или создаете ее с нуля.
Совет: блок-схему процесса можно найти в нашей статье о документировании процессов, а диаграммы PERT — еще один распространенный пример блок-схем.
Читайте также: Управление инцидентами: как составить план (плюс 7 лучших практик)
Как создать блок-схему: пошаговое руководство
Создание блок-схемы может показаться сложной задачей на первый взгляд, но, следуя этим простым шагам, вы легко сможете визуализировать свои процессы, рабочие процессы или алгоритмы с помощью конструктора блок-схем или соответствующего программного обеспечения. Независимо от того, создаете ли вы диаграммы процессов, диаграммы принятия решений или диаграммы дорожек, это руководство поможет вам начать.
1. Определите свою цель и масштаб.
Прежде чем приступить к созданию блок-схемы, четко определите ее назначение и область применения. Вы документируете бизнес-процесс, разрабатываете алгоритм или визуализируете сложный рабочий процесс? Понимание вашей цели поможет вам выбрать правильный тип блок-схемы и определить необходимый уровень детализации.
2. Определить и организовать задачи.
Соберите информацию о процессе, рабочем процессе или системе, которую вы хотите визуализировать. Встретьтесь с членами команды и заинтересованными сторонами, чтобы определить ключевые шаги, точки принятия решений, входные и выходные данные. Используйте доску или стикеры, чтобы систематизировать свои идеи и создать первый черновик блок-схемы, в которой будут изложены основные шаги и структура.
3. Выбор правильных символов для блок-схемы
Ознакомьтесь со стандартными символами и фигурами блок-схем, включая соединения, точки принятия решений и конечные точки. Выбирайте наиболее подходящие символы в зависимости от типа создаваемой блок-схемы, например, диаграммы потока процессов, диаграммы потока данных (DFD) или диаграммы дорожек. Последовательное использование символов обеспечивает ясность и читаемость диаграммы.
4. Нарисуйте и заполните блок-схему.
Используйте программу для создания блок-схем или программное обеспечение, такое как Microsoft Visio или Lucidchart, чтобы создать цифровую, готовую версию вашей блок-схемы. Эти инструменты предлагают широкий выбор шаблонов, фигур и соединителей, что позволяет легко создавать профессиональные блок-схемы для различных целей. Расположите шаги и точки принятия решений логично и используйте соединители, чтобы показать последовательность между ними. Добавьте описания и подписи для обеспечения контекста и ясности.
5. Внедрение и оптимизация
Поделитесь готовой блок-схемой с членами команды и заинтересованными сторонами и получите обратную связь. Сотрудничайте, чтобы убедиться, что все понимают процесс или рабочий процесс, представленный на блок-схеме. Внедрите блок-схему в вашей организации и отслеживайте ее эффективность. Постоянно пересматривайте и оптимизируйте свою блок-схему на основе реального опыта и обратной связи, внося необходимые корректировки для повышения эффективности и производительности.
Результат
Следуя этим шагам и используя возможности программного обеспечения и шаблонов для создания блок-схем, вы сможете создавать понятные и эффективные блок-схемы, которые помогут оптимизировать ваши процессы, рабочие потоки и принятие решений.
