20 полезных инструментов для фрилансеров

20 полезных инструментов для фрилансеров

В это время, когда быть фрилансером означает работать с клиентами, мы выбрали 20 новых инструментов, которые помогут вам взять на себя ответственность в различных аспектах вашего бизнеса.

“Фриланс” звучит заманчиво со стороны. Работать с лучшими клиентами, выбирать интересные проекты, самостоятельно планировать свой рабочий график и работать из дома или где угодно. Но за кулисами происходит многое, что позволяет нам работать.

Работа на фрилансе для клиентов никогда не бывает полностью в удобное для вас время. Довольно быстро вы увязаете в бумажной работе и административных вопросах: составлении коммерческих предложений, заключении договоров, отправке счетов, составлении заданий и, в конечном итоге, в управлении собственным рабочим процессом.

Вместо этого на рынке появилось множество новых инструментов, помогающих фрилансерам. Теперь вы можете отправить клиенту письменное предложение, даже не открывая электронное письмо. Мгновенно смотрите свой ежемесячный доход и сравнивайте его с прошлым годом. Проверьте, сколько времени вы потратили на новый проект на прошлой неделе.

Чтобы найти лучших, мы классифицировали их ниже:

Предложения, финансовые и юридические, управление временем и рабочий процесс. Давайте начнём!

Предложение

Не стоит недооценивать ценность хорошего коммерческого предложения — оно может стать ключом к победе или поражению в проекте. Я перепробовал множество различных инструментов для работы с предложениями и даже использовал InDesign CC для создания собственных шаблонов. Эти инструменты призваны упростить работу, предоставляя уникальные шаблоны и функции. Многие из них позволяют легко отправлять коммерческое предложение клиенту и отслеживать ход его выполнения — функция, которая мне очень нравится.

01 – Просперо

В настоящее время Prospero находится в стадии бета-тестирования и помогает не только создавать предложения, но и оценивать их. По словам основателей nuSchool, Prospero — совершенно сухой и простой инструмент для составления предложений. У него нет домашней страницы и даже настроек учётной записи. Это настоящая ложь, которая помогает вам создавать предложения, а не просто позволяет действовать вслепую. Инструмент обещает “больше клиентов, больше денег, меньше головной боли”.”

При составлении предложения Prospero задаёт вам несколько коротких вопросов, например, ваш рейтинг, сколько времени потребуется для выполнения проекта и тип работы. (Prospero отвечает за печать и брендинг предложения, а также за веб-дизайн и приложения для дизайна.) Затем Prospero интеллектуально создаёт предложение на основе ваших ответов, которое вы можете редактировать. Настроить дизайн невозможно (только редактирование текста), но дизайн по умолчанию неплох. Закончив предложение, вы можете скачать его в формате PDF или отправить напрямую клиенту.

02- Нусии 

Nusii позволяет не только создавать предложения, но и просматривать процент продаж или оценку принятия предложения. Я ценю приложение за полезное использование данных, помогающее пользователям отслеживать ход рассмотрения их предложений. Функция “отправить клиенту” очень удобна: вы получите уведомление, когда клиент просмотрит предложение.

Редактировать предложение в Nusii очень просто и удобно. Однако визуальные настройки ограничены, и в него нельзя вставлять таблицы — странное решение, учитывая, что фрилансеры часто предпочитают разделять входные и выходные данные в таблицах. Стоит отметить, что инструмент поддерживает ряд популярных валют и языков, поэтому его можно использовать практически где угодно.

03- Предложить

Proposify — это настоящий WYSIWYG-инструмент, изначально предоставляющий доступ к множеству шаблонов. Он очень элегантный и красивый, и эти шаблоны станут хорошей отправной точкой. Однако, если вы новичок в написании предложений, редактор Proposify предлагает множество настраиваемых функций (и даже несколько базовых инструментов для рисования). Однако он работает практически как текстовый редактор — вы не получите того элегантного опыта написания предложений, который я лично предпочитаю.

Одно из преимуществ Proposify — возможность добавлять фотографии и видео. Кроме того, Proposify позволяет повторно использовать фрагменты контента в вашем предложении, что само по себе экономит время.

Инвестиции

Отслеживание доходов и расходов крайне важно для любого бизнеса. Если вы хотите лучше понять свои доходы, рассмотрите следующие инструменты для анализа доходов.

04. Выставлен счет

Сервис Invoiced, основанный независимым веб-разработчиком, вдохновлённым собственным опытом, упрощает и улучшает создание счетов и их отправку клиентам. Выбор способа оплаты остаётся за вами: интеграция с Stripe позволяет настроить онлайн-платежи с помощью кредитной карты, Bitcoin, PayPal или даже офлайн.

Одна из функций Invoiced — отслеживание эффективности взыскания задолженностей, средней скорости получения платежей и ежемесячной выручки. Если вы используете бухгалтерскую программу для учёта финансов, Invoiced интегрируется с Xero и QuickBooks.

05- Zipbooks

Этот новый бухгалтерский инструмент позволяет вам отслеживать все детали ваших финансов.

ZipBooks — это бухгалтерский инструмент, который не только бесплатный, но и имеет красивый дизайн и прост в использовании. Вы можете использовать его для генерации счетов, управления временем, отслеживания платежей и клиентов, управления расходами и многого другого. После входа в систему вы Космос Вы увидите, как это удобно: в счёте отображается общая сумма по сравнению с общей суммой, выручка за последние 12 месяцев, средняя сумма за период и многое другое. Вы можете легко настроить напоминание о прошлых платежах для клиентов, которым это необходимо.

06- Momenteo

Учитывая эти расходы на поездки, Momenteo отлично подходит фрилансерам, которые постоянно находятся в движении. Momenteo также преобразует утверждённые расходы в счета без дополнительных усилий. В отличие от многих других инструментов, у Momenteo есть только один тарифный план с возможностью ежемесячной и ежегодной оплаты. Вы получаете неограниченный доступ ко всем функциям и функционалу в течение всего срока действия подписки.

07- Бонсай

Bonsai всё ещё находится в стадии бета-тестирования и позволяет дизайнерам отправлять контракты и получать оплату. При создании контракта Bonsai задаёт вам вопросы о типе работ, которые вы выполняете, чтобы помочь адаптировать его к вашему проекту.

Вам будет задано несколько вопросов, включая основную информацию, описание проекта, оценку, желаемый срок оплаты и т. д. Приложение предоставит вам редактируемый договор на ваше имя, который вы сможете отправить клиенту прямо из приложения. После подписания договора Bonsai выставит вам счёт. Вы также можете настроить регулярные договоры.

Bonsai не только хорош по функциональности, но и удобен в использовании благодаря своему дизайну и функциональности. Программа проста и удобна в использовании, а также избавлена от ненужных элементов.

08- Волна

Wave — ещё один популярный бесплатный вариант. Эта простая программа обладает всеми функциями, которые можно ожидать от бухгалтерской программы, за исключением некоторых ненужных функций.

Этот счёт перенесён в визуальный раздел, что упрощает отслеживание того, в каком разделе должна находиться статья для обработки платежа. Преимущество в том, что вы можете использовать его бесплатно и импортировать неограниченное количество счётов через приложение для iOS.

Отправить квитанцию легко, и вы можете привязать её к своему банковскому счёту, настроив Stripe. Функция ежемесячной выплаты заработной платы доступна только в США и Канаде. Возможно, вам стоит привлечь бухгалтера для составления отчётов, например, о доходах и расходах.

Юридический

Не самая приятная часть, но, безусловно, одна из самых важных. Договоры не обязательно должны быть такими страшными, как кажутся — они полезны и для вас, и для вашего клиента. Хотя эти инструменты полезны и часто включают шаблоны, я рекомендую проконсультироваться со специалистом, если вы не уверены в законах вашего штата.

09- Termsfeed

Продаёте товары онлайн? Скорее всего, вам понадобятся юридические документы, например, открытый договор. На сайте TermsFeed представлен широкий выбор бесплатных шаблонов, включая условия договора, политику конфиденциальности и условия обслуживания. Также есть генератор вопросов, который поможет вам создать договор, адаптированный под ваш бизнес.

10- Закон встряски

Shake Law — очень простой инструмент для работы с договорами, позволяющий выбирать из широкого спектра шаблонов. Ещё одна удобная функция этого инструмента — возможность выбрать шаблон договора для лицензирования проекта или получения разрешений на работу.

После составления договора он будет рассмотрен юристом. Хотя на первый взгляд это может показаться щедрым предложением, Shake Law перенаправит вас в юридическую фирму, что повлечёт за собой дополнительные расходы.

Одна из особенностей Shake Law заключается в его крайне ограниченном функционале. Например, невозможно отправить клиенту договор (только скачав PDF-файл), и невозможно объективно манипулировать черновиком договора. Как дизайнер, я считаю, что дизайн и сила моей гарантии очень важны для меня, поскольку они отражают мои навыки и профессию. Мне не следует отправлять клиентам черновик.

Управление временем

Это то, чего нам всем хотелось бы иметь больше: времени. К сожалению, мы не можем создать больше времени, но можем выбирать, как его тратить. Инструменты для управления временем, охватывающие всё: от управления временем до составления расписания и оценки, невероятно полезны для фрилансеров, даже для тех, кто не получает за своё время плату (как я).

11- Подушка

Вместо того, чтобы отслеживать время, Cushion помогает вам планировать его — и не только на работе. Вы можете планировать время, потраченное на проекты, а также время отдыха. Инструмент предупреждает вас, когда вы слишком много работаете, предотвращая выгорание и побуждая лучше управлять своим временем. Cushion легко настроить, и он разместит на вашем сайте уведомление о вашем присутствии. Это будет полезно для тех, кто заинтересован в сотрудничестве с вами.

12- Своевременный

Timely — простое и элегантное приложение для управления временем, которое встречает вас простым интерфейсом при первом входе в систему. В нём нет таймеров — вместо этого Timely предлагает вам регистрировать часы, потраченные на конкретный проект. Вы можете просмотреть историю статьи и полный обзор всего времени, затраченного на все сферы вашего бизнеса.

Этот инструмент помогает вам вводить запланированное время и время, потраченное на проект, а также видеть разницу между ним и вашей оценкой. Хороший способ научиться точнее оценивать время, особенно если вы постоянно ошибаетесь. Timely работает в облаке, или вы можете использовать его в браузере.

13- Гарпун

Хотя поначалу это может показаться сложным, стоит вам немного поработать с Harpoon, чтобы освоиться, и вы поймёте, насколько это мощная программа. Harpoon позволяет вам разработать проект на основе имеющихся знаний, а затем использовать его для планирования времени, выставления счетов и учёта расходов.

Этот инструмент не только отлично помогает вам в выставлении счетов, но и обладает значительными преимуществами в принятии более обоснованных решений и планировании. Вы можете быстро посмотреть средний доход по проекту (или за месяц, день, час — как вам удобнее) или проверить неоплаченные счета. Также доступен прогноз доходов с разделами, где вы можете указать свои цели и рабочие привычки (например, сколько часов или дней в неделю вы работаете). Это отличный стимул для последовательного планирования и отслеживания результатов. Harpoon — это практически универсальное приложение с функциями отчётности и умной панели управления. Единственное, чего ему не хватает, — это договоры и предложения.

14- Фриланс

Фриланс помогает быстро и легко конвертировать затраченное время в контракты после завершения проекта. Лично я не использую этот метод расчёта, поэтому он мне не подходит. Однако для тех, кому нужна почасовая оплата, я считаю этот подход полезным, поскольку вам больше не нужно заниматься расчётом текущих расходов.

Одна из замечательных функций отчётности Freelancy — это календарный обзор распределения вашего времени. Здесь вы можете увидеть время, потраченное на каждый проект. Вы также можете искать его по дате или названию. Это позволяет легко узнать, сколько времени и когда вы на него потратили. Отчёты можно экспортировать. Это значит, что вы можете скачать их в формате CSV и в виде диаграмм для себя или своих клиентов.

Хотя автоматическое создание счетов полезно для планирования времени, вы также можете создавать их вручную, если хотите. Возможно, вы планируете время по каким-то своим, эзотерическим причинам или это не связано с клиентом.

15. Тоггл 

Я пользуюсь Toggl с самого начала своей фриланс-карьеры. Хотя я не отслеживаю часы и дни работы своих клиентов, функция отслеживания времени помогает мне видеть, как и где я трачу своё время. После настройки графика отслеживания времени вам нужно выделить время на конкретный проект, и Toggl использует эти данные для создания отчётов. Десктопное приложение напоминает мне о моём расписании, позволяя делать это без необходимости входа в веб-приложение.

Ещё одна функция Toggl — возможность создать как личное, так и общее пространство для всей команды. Таким образом, я могу управлять своим временем. Конечно, я могу пригласить разработчика или программиста в своё рабочее пространство, но не просто планировать своё время, а в большинстве случаев экономить время проекта.

Рабочий процесс

Инструменты для управления рабочим процессом часто пытаются немного сложнее разобраться в их сложности, возможно, они немного менее понятны. Лично я использую ручку и бумагу, которым доверяю больше, но я определённо ценю преимущества цифрового инструмента для управления рабочим процессом, особенно когда он помогает организовать крупный проект.

16- Поток

По сути, Flow помогает вам создать рабочее пространство с индивидуальными задачами и сохраняет проекты в числе приоритетов.

Как и многие инструменты для управления рабочим процессом, Flow имеет функцию чата, которую члены команды могут использовать для обсуждения проекта.

Я использовал функцию чата для общения с товарищами по команде, и она работала хорошо, но стоит отметить, что нет ничего проще, чем Slack.

Еще одной функцией этого приложения является то, что, активировав режим фокусировки, вы можете временно отключить уведомления, чтобы ваша команда знала, что вы не можете ответить.

Пользователи могут выбирать задачи для выполнения, которые являются частями проекта. Члены команды не могут видеть все части задач;

В Flow вы можете персонализировать некоторые задачи, которыми впоследствии сможете поделиться со своей командой.

Это очень помогает, если вы хотите что-то сделать до того, как об этом узнают ваши товарищи по команде.

Календарь даёт вам хорошее представление о том, что предстоит сделать в ближайшем будущем, и вы можете выбрать, хотите ли вы видеть задачи других людей, помимо своих собственных. А если у вас появится свободное время, вы также можете просмотреть разделы, которые вам не назначены, и помочь.

17- Азендоо

Azendoo — мощный инструмент для управления рабочим процессом с привлекательным дизайном и проверенными пользователями функциями. Просматривайте аналитику, прикрепляйте документы, создавайте группы и назначайте задачи отдельным сотрудникам. Всё это в одном месте: вы можете классифицировать задачи, просматривать календарь, создавать задачи для контроля, устанавливать сроки и, наконец, добавлять контрольные списки. Также можно создавать сообщения в формате рекламных щитов, отправлять личные сообщения членам команды (если они есть) и просматривать уведомления. Лучшее приложение, чтобы быть в курсе событий.

Дополнительные инструменты

Работа в одиночку — это гораздо больше, чем просто финансы, управление временем и предложения по проектам. Иногда в такой жизни можно столкнуться с неожиданными проблемами. Я разработал три дополнительные программы, которые помогут вам развить творческий потенциал.

Получайте оплату вовремя (без какого-либо стресса) и создавайте прототипы своих идей быстро и легко.

18- Просто скажи Джули

Вы столкнулись с ситуацией, когда клиент вам не платит? Джули Элстер выступает в роли вашего виртуального бухгалтера, собирая неоплаченные счета. Она связывается с клиентами и сохраняет спокойствие. У неё богатый послужной список, и она высоко ценится в сфере фриланса.

19- Краткий Коробка

Briefbox — это коллекция виртуальных брифов, которые помогут вам проявить творческий подход в перерывах между проектами. Команда Briefbox создала широкий спектр виртуальных брифов — от разработки местной валюты до создания бренда для дизайнера.

Просто выберите один вариант и приступайте к разработке. После завершения вы можете загрузить его на сайт и получить отзывы от сообщества.

Команда только что запустила свой Pro-аккаунт, где вы найдете советы от профессионалов в сфере бизнеса и конструктивные комментарии к каждой публикации.

20- Атомный

Создание прототипов и обмен ими с клиентами с помощью Atomic — самый быстрый способ создания красивых двусторонних дизайнов. Импортируйте существующий дизайн из Sketch или Photoshop (или создайте дизайн в самом приложении), затем соедините страницы и внесите небольшие изменения в переходы, чтобы создать прототип.

После завершения вы можете поделиться первоначальным дизайном, отправив ссылку клиенту, который затем сможет предоставить отзыв и критику по вашему дизайну.

Заключение

Этот список ни в коем случае не является исчерпывающим. Каждый год выпускаются сотни новых инструментов и программ, поэтому я рекомендую вам следить за появлением лучших из них. Помните, что универсального решения для фриланса не существует. У каждого инструмента свои сильные стороны и набор функций, поэтому может потребоваться время, чтобы найти оптимальный для вашего инструментария.