20 herramientas útiles para freelancers

20 herramientas útiles para freelancers

En estos tiempos en los que ser freelance implica tratar con clientes, hemos seleccionado 20 nuevas herramientas que pueden ayudarte a asumir la responsabilidad en diferentes partes de tu negocio.

“"Trabajar como freelance" suena genial desde fuera. Trabajar con los mejores clientes, elegir proyectos divertidos, establecer tu propio horario y trabajar desde casa o donde prefieras. Pero hay mucho que ocurre entre bastidores que nos permite trabajar.

Trabajar como freelance para tus clientes nunca es del todo en el horario que prefieres. No tardarás en verte abrumado por el papeleo y la administración: redactar propuestas, cerrar contratos, enviar facturas, redactar tareas y, en definitiva, gestionar tu propio flujo de trabajo.

En cambio, hemos visto una gran cantidad de nuevas herramientas en el mercado para ayudar a los freelancers. Ahora puedes enviar tu propuesta escrita a un cliente sin siquiera abrir tu correo electrónico. Consulta al instante tus ingresos mensuales y compáralos con los del año pasado. Comprueba cuánto tiempo dedicaste a tu nuevo proyecto la semana pasada.

Para encontrar los mejores, los hemos categorizado a continuación:

Propuestas, finanzas y legalidad, gestión del tiempo y flujo de trabajo. ¡Comencemos!

Propuesta

No se debe subestimar el valor de una buena propuesta: puede ser clave para ganar o perder un proyecto. He probado diversas herramientas de propuestas e incluso he usado InDesign CC para crear mis propias plantillas personalizadas. Estas herramientas buscan simplificar las cosas al ofrecer plantillas y funciones únicas. Muchas permiten enviar fácilmente una propuesta a un cliente y seguir su progreso, una función que me encanta.

01 – Próspero

Actualmente en fase beta, Prospero no solo te ayuda a crear propuestas, sino también a fijar su precio. Según los fundadores de nuSchool, Prospero es una herramienta de propuestas completamente simple y sencilla. No tiene página de inicio ni configuración de cuenta. Es una auténtica mentira que te ayude a crear una propuesta, en lugar de simplemente dejarte volar a ciegas. La herramienta promete "más clientes, más dinero, menos dolores de cabeza".“

Al crear una propuesta, Prospero te hace algunas preguntas rápidas, como tu puntuación, cuánto tiempo te lleva completar el proyecto y el tipo de trabajo que realizas. (Prospero se encarga de la impresión y la imagen de marca de la propuesta, así como de las aplicaciones web y de diseño). A continuación, crea una propuesta inteligente basada en tus respuestas, que puedes editar. No se puede personalizar el diseño (solo se pueden editar textos), pero el diseño predeterminado es bastante bueno. Cuando termines la propuesta, puedes descargarla en PDF o enviársela directamente al cliente.

02- Nusii 

Nusii no solo te permite crear una propuesta, sino que también puedes ver el índice de ventas o la tasa de aceptación de la propuesta. Agradezco que la aplicación utilice los datos de forma útil para ayudar a los usuarios a seguir el progreso de sus propuestas. La función de "enviar al cliente" es muy útil y te notificará cuando un cliente vea la propuesta.

Editar una propuesta en Nusii es muy sencillo y atractivo. Sin embargo, sus opciones visuales son limitadas y no permite insertar tablas, una decisión inusual considerando que los freelancers suelen separar sus entradas y salidas en tablas. Cabe destacar que la herramienta es compatible con varias monedas e idiomas populares, por lo que se puede usar prácticamente en cualquier lugar.

03- Proponer

Proposify, una auténtica herramienta WYSIWYG, ofrece acceso a un montón de plantillas. Elegantes y atractivas, las plantillas son un buen punto de partida. Si eres nuevo en la redacción de propuestas, su editor incluye muchas funciones personalizables (e incluso algunas herramientas básicas de dibujo). Sin embargo, funciona de forma similar a un procesador de textos: no ofrece la elegante experiencia de redacción de propuestas que yo prefiero.

Una de las ventajas de Proposify es que puedes incluir fotos y vídeos. También te permite reutilizar contenido en tu propuesta, lo que te ahorra tiempo.

Inversión

Llevar un registro de tus ingresos y gastos es esencial para cualquier negocio. Si quieres tener una mejor visión de tus ingresos, considera las siguientes herramientas de ingresos.

04. Facturado

Fundada por un desarrollador web independiente, inspirado en sus propias dificultades, Invoiced facilita y optimiza la creación de facturas y su envío a tus clientes. El método de pago específico lo decides tú: la integración de facturas con Stripe te permite configurar pagos en línea con tarjeta de crédito, Bitcoin, PayPal o incluso sin conexión.

Una de las funciones de Invoiced es que permite realizar un seguimiento del rendimiento de los cobros, el tiempo promedio de cobro y los ingresos mensuales. Si utiliza un programa de contabilidad para gestionar sus finanzas, Invoiced se integra con Xero y QuickBooks.

05- Zipbooks

Esta nueva herramienta de contabilidad te permite realizar un seguimiento de todos los detalles de tus finanzas.

ZipBooks es una herramienta de contabilidad gratuita, con un diseño atractivo y fácil de usar. Puedes usarla como generador de facturas, administrador de tiempo, para realizar un seguimiento de pagos y clientes, administrar tus gastos y mucho más. Una vez que inicies sesión, Espacio Verá lo útil que es, ya que la factura le muestra el total contra el total, los ingresos de los últimos 12 meses, el total promedio del período y más. Puede configurar fácilmente un recordatorio de pagos anteriores para los clientes que lo necesiten.

06- Momento

Con estos gastos de viaje, Momenteo es ideal para freelancers que están constantemente en movimiento digitalmente. Momenteo también convierte los gastos aprobados en facturas sin esfuerzo adicional. A diferencia de muchas otras herramientas, Momenteo solo ofrece un plan de precios, con opciones de pago mensuales y anuales. Obtendrás acceso ilimitado a todas las funciones durante tu suscripción.

07- Bonsái

Bonsai, aún en fase beta, permite a los diseñadores enviar contratos y cobrar pagos. Al crear un contrato, Bonsai te pregunta sobre el tipo de trabajo que realizas para ayudarte a adaptarlo a tu proyecto.

Se te harán algunas preguntas, incluyendo información básica, resumen del proyecto, puntuación, cuándo quieres que te paguen, etc. La app te proporcionará un contrato editable a tu nombre que podrás enviar al cliente directamente desde la app. Una vez firmado el contrato, Bonsai te emitirá una factura. También puedes configurar contratos recurrentes.

Bonsai no solo es funcional, sino que su diseño y funcionalidad son perfectos para los usuarios. El programa es fácil de usar y entretenido, y además elimina el desorden innecesario.

08- Ola

Wave es otra opción gratuita muy popular. Este sencillo programa tiene todas las funciones que esperarías de un programa de contabilidad, excepto las innecesarias.

Esta factura se ha trasladado a la sección visual, lo que facilita saber en qué sección debe estar un artículo para procesar el pago. Lo bueno es que puedes usarla gratis e importar facturas ilimitadas a través de la app de iOS.

Enviar un recibo es fácil y puedes vincularlo a tu cuenta bancaria configurando Stripe. Existe una función de nómina mensual, pero está limitada a EE. UU. y Canadá. Quizás quieras contratar a tu contable para que se encargue de tus informes, como los de ingresos y gastos.

Legal

No es la parte más divertida, pero sin duda es una de las más importantes. Los contratos no tienen por qué ser tan intimidantes como parecen: son beneficiosos para ti y para tu cliente. Aunque estas herramientas son útiles y suelen incluir plantillas, te recomiendo consultar con un profesional si tienes dudas sobre las leyes de tu estado.

09- Términos de suministro

¿Vendes productos en línea? Probablemente necesites documentos legales, como una política de privacidad. TermsFeed ofrece una amplia gama de plantillas gratuitas, que incluyen términos y condiciones, privacidad y términos de servicio. También incluye un generador que te permite crear un contrato a la medida de tu negocio.

10- Ley de la sacudida

Shake Law, una herramienta de contratos muy básica, te permite elegir entre una amplia gama de plantillas de contrato. Otra característica interesante es que puedes elegir una plantilla de contrato para licencias de proyecto o permisos de obra.

Una vez que cree su contrato, un abogado lo revisará. Aunque a primera vista pueda parecer generoso, Shake Law le redirigirá a un bufete de abogados, lo que implicará honorarios adicionales.

Una de las características de Shake Law es que es muy limitada. Por ejemplo, no se puede enviar el contrato al cliente (solo se puede descargar un PDF) y no hay forma de manipular objetivamente el contrato original. Como diseñador, el diseño y la solidez de mi garantía son muy importantes para mí, ya que los considero un reflejo de mis habilidades y mi profesión. No debería sentirme cómodo enviando algo sin procesar a mis clientes.

Gestión del tiempo

Es algo que todos desearíamos tener más: tiempo. Lamentablemente, no podemos crear más tiempo, pero sí podemos elegir cómo invertirlo. Las herramientas de gestión del tiempo, que abarcan desde la gestión del tiempo hasta la programación y la estimación, son increíblemente útiles para los freelancers, incluso para quienes no cobran por su tiempo (como yo).

11- Almohadón

En lugar de controlar el tiempo, Cushion te ayuda a planificarlo, no solo en el trabajo. Puedes programar el tiempo dedicado a proyectos, así como tus vacaciones. La herramienta te avisa cuando trabajas demasiado, lo que previene el agotamiento y te anima a gestionar mejor tu tiempo. Fácil de configurar, Cushion muestra un aviso en tu sitio web para indicar cuándo estás disponible. Esto es útil para quienes estén interesados en trabajar contigo.

12- Oportuno

Timely, una app de gestión del tiempo sencilla y elegante, te da la bienvenida con una vista sencilla la primera vez que inicias sesión. No tiene temporizadores; en su lugar, Timely te anima a registrar las horas que trabajas en un proyecto específico. Puedes ver el historial de un artículo y un resumen completo del tiempo dedicado a todas las áreas de tu negocio.

Esta herramienta te ayuda a ingresar tu tiempo planificado y el tiempo dedicado a un proyecto, y a ver la diferencia con tu estimación. Es una buena manera de aprender a estimar mejor el tiempo, sobre todo si siempre te equivocas. Timely se ejecuta en la nube o puedes usarlo en tu navegador.

13- Arpón

Aunque al principio pueda parecer abrumador, una vez que le dediques un tiempo a Harpoon para familiarizarte, te darás cuenta de que es un programa muy potente. Harpoon te permite diseñar un proyecto a partir de tus conocimientos y luego usarlo para programar el tiempo y añadir facturas y costes.

Esta herramienta no solo se enorgullece de ayudarte con la facturación, sino que también ofrece importantes beneficios para que tomes mejores decisiones y planifiques. Puedes consultar rápidamente tus ingresos promedio por proyecto (o por mes, día, hora, lo que prefieras) o consultar tus facturas pendientes. También incluye una previsión de ingresos, con espacios donde puedes especificar tus objetivos y hábitos de trabajo (por ejemplo, cuántas horas o días trabajas a la semana). Esto crea una excelente herramienta para animarte a planificar de forma consistente y a dar seguimiento a tus objetivos. Harpoon es prácticamente una aplicación todo en uno, con funciones de informes y panel de control inteligente. Lo único que le falta son los contratos y las propuestas.

14- Independiente

Trabajar como freelance te ayuda a convertir el tiempo invertido en contratos de forma rápida y sencilla una vez finalizado el proyecto. Personalmente, no suelo calcular de esta forma, así que este enfoque no me funciona. Sin embargo, para quienes necesitan facturar por hora, creo que este enfoque es útil, ya que ya no es necesario calcular el coste continuo.

Una de las mejores funciones de los informes de Freelancy es que te ofrecen una visión general, similar a un calendario, de cómo distribuyes tu tiempo. Aquí puedes ver el tiempo dedicado a cada proyecto y buscarlo por fecha o nombre. Esto facilita mucho ver cuánto tiempo dedicaste y cuándo. Los informes son exportables, lo que significa que puedes descargarlos como archivos CSV y gráficos para ti o para tus clientes.

Si bien la creación automática de facturas es útil para programar el tiempo, también puedes crearlas manualmente si lo deseas. Quizás estés programando el tiempo por motivos ocultos o no relacionados con el cliente.

15. Alternar 

He usado Toggl desde que empecé a trabajar como freelance. Aunque no registro las horas ni los días de mis clientes, el seguimiento del tiempo me ayuda a ver cómo y dónde invierto mi tiempo. Después de configurar un cronograma de seguimiento del tiempo, debes dedicar tu tiempo a un proyecto específico, y Toggl utiliza los datos para generar informes. La aplicación de escritorio me recuerda mi horario y me permite hacerlo sin tener que iniciar sesión en la aplicación web.

Otra característica de Toggl es que permite crear un espacio personal y uno para todo el equipo. Así, puedo gestionar mi tiempo personal. Claro que puedo invitar a un desarrollador o programador a mi espacio de trabajo si quiero, pero no solo puedo programar mi propio tiempo, sino que, en la mayoría de los casos, ahorra tiempo al proyecto.

Flujo de trabajo

Las herramientas de flujo de trabajo suelen esforzarse un poco más para comprender la complejidad que pueden llegar a alcanzar, quizás un poco más complejas. Personalmente, uso lápiz y papel, en los que confío más, pero sin duda valoro las ventajas de tener una herramienta de flujo de trabajo digital, sobre todo cuando te ayuda a organizar un proyecto más grande.

16- Fluir

Básicamente, Flow te ayuda a crear un espacio de trabajo con tareas individuales y mantiene los proyectos al tanto de tus prioridades.

Al igual que muchas herramientas de flujo de trabajo, Flow tiene una función similar a una sala de chat que los miembros del equipo pueden usar para discutir el proyecto.

Usé su función de chat para comunicarme con mis compañeros de equipo y funcionó bien, pero vale la pena señalar que nada es tan fácil como Slack.

Otra característica de esta aplicación es que al activar el modo concentración, puedes desactivar temporalmente las notificaciones para que tu equipo sepa que no puedes responder.

Los usuarios pueden seleccionar tareas que forman parte del proyecto. Los miembros del equipo no pueden ver todas las partes de las tareas.;

En Flow, puedes personalizar algunas tareas que luego podrás compartir con tu equipo.

Esto es de gran ayuda si quieres hacer algo antes de que tus compañeros de equipo se enteren.

La vista de calendario te ofrece una buena visión general de lo que está por venir, y puedes elegir si quieres ver las tareas de otros además de las tuyas. Y si tienes tiempo libre, también puedes consultar las secciones que no te han sido asignadas y ayudar.

17- Azendoo

Azendoo es una potente herramienta de flujo de trabajo con un diseño atractivo y funciones probadas por los usuarios. Consulta análisis, adjunta documentos, crea grupos y asigna tareas a personas. Todo en un solo lugar: puedes categorizar tareas, ver un resumen del calendario, crear tareas de seguimiento, establecer plazos y, por último, añadir listas de verificación. También puedes crear mensajes tipo cartelera, enviar mensajes directos a los miembros del equipo (si los tienes) y ver notificaciones. La mejor app para mantenerte al día.

Herramientas adicionales

Trabajar solo implica mucho más que finanzas, gestión del tiempo y propuestas de proyectos. A veces, en esta vida, es posible encontrar problemas inesperados. He creado tres programas adicionales que te ayudarán a aumentar tu creatividad.

Reciba su pago a tiempo (sin estrés) y cree prototipos de sus ideas de forma rápida y sencilla.

18- Solo díselo a Julie

¿Se encuentra en una situación en la que un cliente no le paga? Julie Elster es su contadora virtual para cobrar sus facturas impagas; se encarga de contactar a sus clientes y mantener la calma. Tiene una trayectoria comprobada y es muy respetada en el sector freelance.

19- Breve Caja

Briefbox es una colección de briefings virtuales que te ayudarán a desarrollar tu creatividad de diseño entre proyectos. El equipo de Briefbox ha creado una amplia gama de briefings virtuales, desde el diseño de una moneda local hasta la creación de una marca para un diseñador.

Elige uno y empieza a diseñar. Una vez que lo hayas terminado, puedes subirlo al sitio para recibir comentarios de la comunidad.

El equipo acaba de lanzar su cuenta Pro, que le ofrece consejos de profesionales de negocios y comentarios constructivos en cada publicación.

20- Atómico

Crear y compartir prototipos con tus clientes con Atomic es la forma más rápida de crear hermosos diseños de dos caras. Importa un diseño existente de Sketch o Photoshop (o diseña desde la propia aplicación), conecta las páginas y realiza pequeños ajustes en las transiciones para crear un prototipo.

Una vez terminado, puedes compartir el diseño inicial enviando un enlace al cliente, quien luego podrá brindar comentarios y críticas sobre tu diseño.

Conclusión

Esta lista no es exhaustiva. Cada año se lanzan cientos de nuevas herramientas y programas, así que te animo a estar atento para ver cuáles surgen mejores con el tiempo. Recuerda que no existe un modelo único para el trabajo freelance. Cada herramienta tiene sus propias ventajas y características, por lo que puede llevar tiempo encontrar la mejor para ti.