Introducción
Un diagrama de flujo es la mejor manera de visualizar un proceso complejo para tu equipo. Existen más de 30 símbolos estándar que puedes usar para crear un diagrama de flujo. Estos símbolos pueden representar cualquier cosa, desde un proceso hasta un documento o decisiones que deben tomarse. En este artículo, aprenderás qué significan las diferentes formas, cuándo puede ser útil un diagrama de flujo y qué tipos de diagramas de flujo puedes implementar en el lugar de trabajo.
Ya seas propietario de un negocio que busca optimizar sus operaciones, un gerente de proyectos que busca mantener a su equipo enfocado o un desarrollador de software que diseña una nueva aplicación, los diagramas de flujo pueden ser una herramienta invaluable. Al desglosar procesos complejos en pasos claros y lógicos, los diagramas de flujo te ayudan a identificar posibles cuellos de botella, optimizar los flujos de trabajo y comunicar ideas eficazmente. En esta guía completa, exploraremos los fundamentos de los diagramas de flujo, incluyendo sus símbolos, tipos y usos prácticos.
¿Qué es un diagrama de flujo?
Un diagrama de flujo es un diagrama que muestra los pasos, secuencias y decisiones de un proceso o flujo de trabajo. Si bien existen muchos tipos de diagramas de flujo, el diagrama de flujo básico es la forma más simple de mapa de procesos. Esta potente herramienta puede utilizarse en diversos contextos para planificar, visualizar, documentar y mejorar procesos.
Los ingenieros industriales Frank y Lillian Gilbright introdujeron por primera vez el concepto de diagrama de flujo en 1921, al presentarlo ante la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos (ASME). Desde entonces, los diagramas de flujo se han mejorado y estandarizado para optimizar los procesos en diversas industrias.
Si quieres aprender más sobre los diferentes tipos de diagramas de flujo y sus símbolos, estás en el lugar indicado. También te explicaremos cómo crearlos y te daremos algunos ejemplos para inspirarte.
¿Cuándo se debe utilizar un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo pueden ser útiles en una variedad de escenarios, incluso cuando necesita:
- Documentar y estandarizar procesosUn diagrama de flujo es una excelente manera de trazar y documentar un proyecto o proceso común. Una vez completado, puede usarlo para proyectos y procesos similares. Esto puede ahorrarles tiempo y estrés a usted y a su equipo a largo plazo.
- Visualización de ideas y sistemas complejosNo todos en tu equipo tienen el tiempo (ni los recursos) para estudiar un documento de proceso complejo y extenso. Un diagrama de flujo permite a todos seguir el flujo de trabajo, comprender las tareas y analizar los diferentes pasos de forma rápida y sencilla.
- Organizar equipos y asignar tareasVisualizar un proceso puede facilitarle la asignación de tareas a los miembros de su equipo y organizar el trabajo de su equipo para que todo fluya mejor.
- Tomar decisiones basadas en datosLas decisiones suelen parecer mucho menos abrumadoras y complicadas cuando se representan en un diagrama de flujo. Un diagrama de flujo también puede ayudarle a ver las consecuencias de sus decisiones, lo que facilita anticipar y justificar los siguientes pasos.
- Identificar y prevenir cuellos de botellaLos diagramas de flujo le ayudan a identificar cuellos de botella o problemas antes de que se conviertan en problemas. Al trazar el proceso completo con esta guía visual, puede seguir cada paso y asegurarse de asignar suficiente tiempo y recursos a cada tarea.
- Planificación y seguimiento del progreso del proyectoGracias a la facilidad con la que se siguen los pasos de un diagrama de flujo, siempre se puede identificar en qué etapa del proyecto o proceso se encuentra el equipo. Esto facilita el seguimiento del progreso y proporciona una buena visión general de las tareas pendientes.
Símbolos y definiciones de diagramas de flujo
Los diagramas de flujo abarcan desde visualizaciones rápidas y dibujadas a mano para documentar o planificar un proceso hasta diagramas de flujo de trabajo complejos diseñados con software especializado. Para facilitar la comprensión de los diagramas de flujo en equipos, departamentos e incluso sectores, el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares (ANSI) estableció normas formales en la década de 1960, que fueron adoptadas por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 1970 y se han actualizado y mejorado continuamente. La última versión de esta norma se aprobó en 2019.
Al leer un diagrama de flujo, siga el estándar occidental, es decir, léalo de arriba a abajo y de izquierda a derecha. Veamos algunas de las formas, símbolos, nombres y significados más comunes en los diagramas de flujo.
- Línea de flujo: La línea de flujo muestra la dirección del proceso conectando dos bloques entre sí.
- Fin o Terminador: El símbolo de terminador indica los puntos de inicio o final de un proceso en un diagrama de flujo.
- Proceso: El símbolo de proceso es el componente más común de un diagrama de flujo y representa un paso en un proceso.
- Explicación o anotación: Puede mostrar información adicional sobre un paso con una descripción o anotación.
Toma de decisiones:
Este símbolo representa una decisión que usted o su equipo deben tomar para avanzar al siguiente paso del proceso. Generalmente, se trata de una decisión correcta o incorrecta, o de una pregunta de sí o no que deben responder.
Datos almacenados:
Este símbolo significa un archivo de datos o base de datos.
Símbolo “O”:
Este símbolo indica que el flujo del proceso continúa en tres o más ramas.
Entrada/Salida:
El símbolo de entrada/salida representa el proceso de importación o exportación de datos externos.
Espectáculo:
Este icono indica un paso que muestra información relevante.
Documento:
Este símbolo representa un solo documento.
Demora:
Este icono le permite programar y mostrar cualquier período de retraso que sea parte del proceso.
Entrada manual:
Este símbolo indica datos o información que deben ingresarse manualmente.
Operación manual:
Este símbolo indica una operación manual o un ajuste manual en el proceso.
Conector fuera de pantalla:
Este símbolo se utiliza para conectar dos símbolos que están en páginas diferentes.
Conector en página:
Este punto puede conectar dos símbolos y reemplazar líneas largas, haciendo que el diagrama de flujo sea más limpio y organizado.
Símbolo de conexión de intersección:
Este símbolo se utiliza para converger varias ramas en un solo proceso.
Proceso alternativo:
Las líneas asociadas a este símbolo suelen ser punteadas. El símbolo en sí mismo indica una alternativa al paso normal del proceso, si es necesario.
Proceso predefinido:
Este símbolo representa un proceso que ya ha sido definido en otra parte.
Varios documentos:
Este icono representa varios documentos.
Preparación o iniciación:
Este símbolo representa una etapa preparatoria o inicial del proceso.
Una vez que comprenda el significado de los símbolos, podrá leer o crear prácticamente cualquier tipo de diagrama de flujo y comprender mejor el proceso que se visualiza. Al crear un diagrama de flujo que requiera diferentes formas o símbolos, incluya una leyenda para que sea accesible para los miembros del equipo.
Tipos comunes de diagramas de flujo
Existen muchos tipos de diagramas de flujo, cada uno con una función específica para visualizar y analizar diferentes aspectos de un proceso o sistema. Comprender los tipos comunes de diagramas de flujo puede ayudarle a elegir la mejor opción para sus necesidades, ya sea que esté documentando un flujo de trabajo, diseñando un algoritmo o gestionando un proyecto complejo. Estos son algunos de los tipos más comunes de diagramas de flujo:
Diagrama de flujo de toma de decisiones
Un diagrama de flujo de decisiones se centra en el proceso de toma de decisiones y traza diferentes caminos y resultados según condiciones o criterios específicos. Ayuda a los equipos a evaluar y mejorar sus estrategias de toma de decisiones.
Diagrama de flujo del proceso
Un diagrama de flujo de proceso, también conocido como diagrama de flujo de proceso o mapa de proceso, proporciona una representación paso a paso de un proceso, mostrando el orden en que se realizan las tareas, los puntos de decisión y los puntos finales. Resulta útil para documentar, analizar y optimizar los procesos de negocio.
Diagrama de flujo de trabajo
Un diagrama de flujo de trabajo muestra el flujo de trabajo e información entre personas, departamentos o sistemas. Ayuda a optimizar procesos, identificar cuellos de botella y garantizar una colaboración eficaz entre los miembros del equipo.
Diagrama de flujo de carriles
Este tipo de diagrama de flujo, también llamado diagrama de flujo interfuncional o diagrama de carriles, divide los pasos del proceso en líneas separadas que representan a diferentes personas o roles. Es ideal para visualizar procesos complejos que involucran a múltiples partes interesadas.
Diagrama de flujo de datos (DFD)
Un diagrama de flujo de datos (DFD) representa el flujo de datos en un sistema y muestra cómo se procesan, almacenan y transmiten. Los DFD se utilizan comúnmente en programación informática y análisis de sistemas para diseñar y documentar sistemas de información.
Diagrama de flujo del programa
Un diagrama de flujo de programa muestra la secuencia de pasos y decisiones en un programa o algoritmo informático. Ayuda a los programadores a diseñar, documentar y depurar software.
Diagrama de flujo del sistema
Un diagrama de flujo de sistema muestra la arquitectura y los componentes de un sistema, incluyendo hardware, software y sus interacciones. Resulta útil para diseñar, documentar y depurar sistemas complejos.
Diagrama de flujo de proceso (PFD)
Similar a un diagrama de flujo de proceso, un diagrama de flujo de proceso (PFD) proporciona una visión general de un proceso, centrándose en los equipos principales, el flujo de materiales y los bucles de control. Este tipo de diagrama se utiliza comúnmente en ingeniería química y procesos industriales.
Diagrama de cadena de procesos impulsado por eventos (EPC)
Un diagrama de cadena de procesos basado en eventos (EPC) es un tipo específico de diagrama que se utiliza para modelar procesos de negocio basados en eventos, funciones y conexiones lógicas. Los EPC se utilizan comúnmente junto con otras técnicas de modelado de procesos, como BPMN (Modelado y Notación de Procesos de Negocio).
Diagrama de lenguaje de especificación y descripción (SDL)
Los diagramas SDL se utilizan para diseñar y documentar sistemas en tiempo real, especialmente en el sector de las telecomunicaciones. Proporcionan una representación gráfica del comportamiento de un sistema, incluyendo estados, transiciones y acciones.
Al comprender estos tipos comunes de diagramas de flujo y sus usos, puede elegir el mejor diagrama para su proyecto, ya sea que utilice una plantilla de diagrama de flujo, un generador de diagramas de flujo o cree uno desde cero.
Consejo: Puede encontrar un diagrama de flujo de documentación de procesos en nuestro artículo sobre documentación de procesos y ver los diagramas PERT como otro ejemplo común de diagramas de flujo.
Leer: Gestión de incidentes: Cómo crear un plan (más 7 prácticas recomendadas)
Cómo crear un diagrama de flujo: una guía paso a paso
Crear un diagrama de flujo puede parecer abrumador al principio, pero siguiendo estos sencillos pasos, podrá visualizar fácilmente sus procesos, flujos de trabajo o algoritmos con un generador de diagramas de flujo o software. Ya sea que esté creando diagramas de procesos, diagramas de flujo de decisión o diagramas de carriles, esta guía le ayudará a empezar.
1. Define tu objetivo y alcance.
Antes de empezar a crear un diagrama de flujo, defina claramente su propósito y alcance. ¿Está documentando un proceso empresarial, diseñando un algoritmo o visualizando un flujo de trabajo complejo? Comprender su propósito le ayudará a elegir el tipo de diagrama de flujo adecuado y a determinar el nivel de detalle necesario.
2. Identificar y organizar tareas
Reúne información sobre el proceso, flujo de trabajo o sistema que deseas visualizar. Reúnete con los miembros del equipo y las partes interesadas para identificar los pasos clave, los puntos de decisión, las entradas y las salidas. Usa una pizarra o notas adhesivas para organizar tus ideas y crear un primer borrador de tu diagrama de flujo que describa los pasos principales y la estructura.
3. Cómo elegir los símbolos adecuados para el diagrama de flujo
Familiarícese con los símbolos y formas estándar de los diagramas de flujo, incluyendo conexiones, puntos de decisión y puntos finales. Elija los símbolos más adecuados según el tipo de diagrama de flujo que esté creando, como un diagrama de flujo de procesos, un diagrama de flujo de datos (DFD) o un diagrama de carriles. El uso sistemático de los símbolos garantiza la claridad y legibilidad del diagrama.
4. Dibuja y completa tu diagrama de flujo
Utilice un creador de diagramas de flujo o software como Microsoft Visio o Lucidchart para crear una versión digital completa de su diagrama de flujo. Estas herramientas ofrecen una amplia gama de plantillas, formas y conectores que facilitan la creación de diagramas de flujo profesionales para diversos usos. Organice los pasos y los puntos de decisión de forma lógica y utilice conectores para mostrar el flujo entre ellos. Añada descripciones y etiquetas para proporcionar contexto y claridad.
5. Implementación y optimización
Comparta su diagrama de flujo completo con los miembros del equipo y las partes interesadas y obtenga retroalimentación. Colabore para garantizar que todos comprendan el proceso o flujo de trabajo representado en el diagrama de flujo. Implemente el diagrama de flujo en su organización y supervise su eficacia. Revise y optimice continuamente su diagrama de flujo con base en experiencias reales y retroalimentación, realizando los ajustes necesarios para mejorar la eficiencia y la productividad.
Resultado
Si sigue estos pasos y aprovecha el poder del software y las plantillas de diagramas de flujo, podrá crear diagramas de flujo claros y efectivos que le ayudarán a agilizar sus procesos, flujos de trabajo y toma de decisiones.
