Einführung
Ein Flussdiagramm ist die beste Möglichkeit, komplexe Prozesse für Ihr Team zu visualisieren. Es gibt über 30 Standardsymbole, mit denen Sie ein Flussdiagramm erstellen können. Diese Symbole können alles darstellen – von Prozessen über Dokumente bis hin zu zu treffenden Entscheidungen. In diesem Artikel erfahren Sie, was die verschiedenen Formen bedeuten, wann ein Flussdiagramm nützlich ist und welche Arten von Flussdiagrammen Sie im Arbeitsalltag einsetzen können.
Ob Sie als Unternehmer Ihre Abläufe optimieren, als Projektmanager Ihr Team auf Kurs halten oder als Softwareentwickler eine neue App entwerfen möchten – Flussdiagramme sind ein unschätzbares Werkzeug. Indem sie komplexe Prozesse in klare, logische Schritte unterteilen, helfen Flussdiagramme Ihnen, potenzielle Engpässe zu identifizieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und Ideen effektiv zu kommunizieren. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie mehr über die Grundlagen von Flussdiagrammen, einschließlich ihrer Symbole, Typen und praktischen Anwendungsbereiche.
Was ist ein Flussdiagramm?
Ein Flussdiagramm ist eine grafische Darstellung der Schritte, Abläufe und Entscheidungen eines Prozesses oder Arbeitsablaufs. Es gibt viele verschiedene Arten von Flussdiagrammen, das einfache Flussdiagramm ist jedoch die simpelste Form der Prozesslandkarte. Dieses leistungsstarke Werkzeug kann in vielfältigen Kontexten zur Planung, Visualisierung, Dokumentation und Optimierung von Prozessen eingesetzt werden.
Die Wirtschaftsingenieure Frank und Lillian Gilbright stellten das Konzept des Flussdiagramms 1921 der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vor. Seitdem wurden Flussdiagramme verbessert und standardisiert, um Prozesse in verschiedenen Branchen zu optimieren.
Wenn Sie mehr über die verschiedenen Arten von Flussdiagrammen und ihre Symbole erfahren möchten, sind Sie hier genau richtig. Wir erklären Ihnen außerdem, wie Sie Flussdiagramme erstellen können und stellen Ihnen einige Beispiele zur Inspiration zur Verfügung.
Wann sollte ein Flussdiagramm verwendet werden?
Flussdiagramme können in einer Vielzahl von Szenarien nützlich sein, beispielsweise wenn Sie Folgendes benötigen:
- Dokumentation und Standardisierung von ProzessenEin Flussdiagramm ist eine hervorragende Möglichkeit, ein gängiges Projekt oder einen Prozess abzubilden und zu dokumentieren. Sobald das Flussdiagramm fertiggestellt ist, können Sie es für ähnliche Projekte und Prozesse verwenden. Dies spart Ihnen und Ihrem Team langfristig Zeit und Nerven.
- Visualisierung komplexer Ideen und SystemeNicht alle Teammitglieder haben die Zeit (oder die Ressourcen), ein komplexes, umfangreiches Prozessdokument zu studieren. Ein Flussdiagramm ermöglicht es allen, den Arbeitsablauf nachzuvollziehen, die Aufgaben zu verstehen und die verschiedenen Schritte schnell und einfach zu analysieren.
- Teams organisieren und Aufgaben zuweisenDurch die Visualisierung eines Prozesses können Sie Aufgaben leichter Ihren Teammitgliedern zuweisen und die Arbeit Ihres Teams so organisieren, dass alles reibungsloser abläuft.
- datengestützte Entscheidungen treffenEntscheidungen wirken oft viel weniger einschüchternd und kompliziert, wenn sie in einem Flussdiagramm dargestellt werden. Ein Flussdiagramm kann Ihnen auch helfen, die Konsequenzen Ihrer Entscheidungen zu erkennen, wodurch es einfacher wird, die nächsten Schritte vorherzusehen und zu begründen.
- Engpässe erkennen und verhindernFlussdiagramme helfen Ihnen, Engpässe oder Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu Problemen entwickeln. Indem Sie den gesamten Prozess mit dieser visuellen Anleitung abbilden, können Sie jeden Schritt nachvollziehen und sicherstellen, dass Sie für jede Aufgabe ausreichend Zeit und Ressourcen eingeplant haben.
- Planung und Überwachung des ProjektfortschrittsDa die Schritte in einem Flussdiagramm so einfach nachzuvollziehen sind, können Sie jederzeit erkennen, wo sich Ihr Team im Projekt oder Prozess befindet. Dies erleichtert die Fortschrittsverfolgung und ermöglicht Ihnen zudem einen guten Überblick über die noch ausstehenden Aufgaben.
Flussdiagrammsymbole und Definitionen
Flussdiagramme reichen von schnellen, handgezeichneten Visualisierungen zur Dokumentation oder Planung von Prozessen bis hin zu komplexen Workflow-Diagrammen, die mit spezieller Software erstellt werden. Um das Verständnis von Flussdiagrammen team-, abteilungs- und sogar branchenübergreifend zu erleichtern, entwickelte das American National Standards Institute (ANSI) in den 1960er-Jahren formale Standards, die 1970 von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) übernommen und seitdem kontinuierlich aktualisiert und verbessert wurden. Die neueste Version dieses Standards wurde 2019 verabschiedet.
Beim Lesen eines Flussdiagramms sollte man dem westlichen Standard folgen, d. h. man liest es von oben nach unten und von links nach rechts. Schauen wir uns einige der gängigsten Formen, Symbole, Bezeichnungen und Bedeutungen von Flussdiagrammen an.
- Fließlinie: Die Flusslinie zeigt die Richtung des Prozesses an, indem sie zwei Blöcke miteinander verbindet.
- Ende oder Terminator: Das Terminatorsymbol kennzeichnet den Start- oder Endpunkt eines Prozesses in einem Ablaufdiagramm.
- Verfahren: Das Prozesssymbol ist der am häufigsten verwendete Bestandteil eines Ablaufdiagramms und stellt einen Schritt in einem Prozess dar.
- Erläuterung oder Anmerkung: Sie können zusätzliche Informationen zu einem Schritt mit einer Beschreibung oder Anmerkung anzeigen.
Entscheidungsfindung:
Dieses Symbol steht für eine Entscheidung, die Sie oder Ihr Team treffen müssen, um im Prozess den nächsten Schritt zu erreichen. Es handelt sich in der Regel um eine richtige oder falsche Entscheidung oder eine Ja/Nein-Frage, die Sie beantworten müssen.
Gespeicherte Daten:
Dieses Symbol steht für eine Datendatei oder Datenbank.
“Oder”-Symbol:
Dieses Symbol zeigt an, dass der Prozessablauf in drei oder mehr Zweigen fortgesetzt wird.
Ein-/Ausgabe:
Das Eingabe-/Ausgabesymbol repräsentiert den Vorgang des Importierens oder Exportierens externer Daten.
Zeigen:
Dieses Symbol kennzeichnet einen Schritt, der relevante Informationen anzeigt.
Dokumentieren:
Dieses Symbol steht für ein einzelnes Dokument.
Verzögerung:
Mit diesem Symbol können Sie Verzögerungszeiten, die Teil des Prozesses sind, planen und anzeigen lassen.
Manuelle Eingabe:
Dieses Symbol kennzeichnet Daten oder Informationen, die manuell eingegeben werden müssen.
Manuelle Bedienung:
Dieses Symbol kennzeichnet einen manuellen Eingriff oder eine manuelle Justierung im Prozess.
Anschluss außerhalb des Bildschirms:
Dieses Symbol dient dazu, zwei Symbole zu verbinden, die sich auf verschiedenen Seiten befinden.
In-Page-Connector:
Dieser Punkt kann zwei Symbole verbinden und lange Linien ersetzen, wodurch das Flussdiagramm übersichtlicher und organisierter wird.
Symbol für die Kreuzungsverbindung:
Dieses Symbol dient dazu, mehrere Zweige in einem einzigen Prozess zusammenzuführen.
Alternativer Prozess:
Die Linien, die diesem Symbol zugeordnet sind, sind üblicherweise gepunktet. Das Symbol selbst kennzeichnet eine Alternative zum normalen Prozessschritt, falls eine solche erforderlich ist.
Vordefinierter Prozess:
Dieses Symbol stellt einen Prozess dar, der bereits an anderer Stelle definiert wurde.
Mehrere Dokumente:
Dieses Symbol steht für mehrere Dokumente.
Vorbereitung oder Einleitung:
Dieses Symbol stellt eine vorbereitende oder beginnende Phase des Prozesses dar.
Sobald Sie die Bedeutung der Symbole kennen, können Sie nahezu jede Art von Flussdiagramm lesen oder erstellen und den dargestellten Prozess besser verstehen. Wenn Sie ein Flussdiagramm erstellen, das verschiedene Formen oder Symbole erfordert, fügen Sie eine Legende hinzu, damit es für alle Teammitglieder verständlich bleibt.
Gängige Arten von Flussdiagrammen
Es gibt viele verschiedene Arten von Flussdiagrammen, die jeweils einem bestimmten Zweck dienen, um unterschiedliche Aspekte eines Prozesses oder Systems zu visualisieren und zu analysieren. Das Verständnis der gängigen Flussdiagrammtypen hilft Ihnen, die beste Option für Ihre Bedürfnisse auszuwählen, egal ob Sie einen Arbeitsablauf dokumentieren, einen Algorithmus entwerfen oder ein komplexes Projekt managen. Hier sind einige der gebräuchlichsten Flussdiagrammtypen:
Entscheidungsablaufdiagramm
Ein Entscheidungsflussdiagramm visualisiert den Entscheidungsprozess und stellt verschiedene Wege und Ergebnisse auf Basis spezifischer Bedingungen oder Kriterien dar. Es unterstützt Teams bei der Bewertung und Verbesserung ihrer Entscheidungsstrategien.
Prozessablaufdiagramm
Ein Prozessablaufdiagramm, auch Prozessflusskarte oder Prozesslandkarte genannt, stellt einen Prozess schrittweise dar und zeigt die Reihenfolge der Aufgaben, Entscheidungspunkte und Endpunkte. Es eignet sich zur Dokumentation, Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Arbeitsablaufdiagramm
Ein Workflow-Diagramm veranschaulicht den Arbeits- und Informationsfluss zwischen Personen, Abteilungen oder Systemen. Es hilft, Prozesse zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und eine effektive Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern sicherzustellen.
Swimlane-Flussdiagramm
Diese Art von Flussdiagramm, auch funktionsübergreifendes Flussdiagramm oder Swimlane-Diagramm genannt, unterteilt die Prozessschritte in separate Linien, die verschiedene Personen oder Rollen repräsentieren. Es eignet sich ideal zur Visualisierung komplexer Prozesse mit mehreren Beteiligten.
Datenflussdiagramm (DFD)
Ein Datenflussdiagramm (DFD) stellt den Datenfluss in einem System dar und zeigt, wie Daten verarbeitet, gespeichert und übertragen werden. DFDs werden häufig in der Computerprogrammierung und Systemanalyse verwendet, um Informationssysteme zu entwerfen und zu dokumentieren.
Programmablaufdiagramm
Ein Programmablaufdiagramm veranschaulicht die Abfolge der Schritte und Entscheidungen in einem Computerprogramm oder Algorithmus. Es unterstützt Programmierer beim Entwerfen, Dokumentieren und Debuggen von Software.
Systemablaufdiagramm
Ein Systemflussdiagramm veranschaulicht die Architektur und die Komponenten eines Systems, einschließlich Hardware, Software und deren Wechselwirkungen. Es ist hilfreich für die Entwicklung, Dokumentation und Fehlersuche komplexer Systeme.
Prozessablaufdiagramm (PFD)
Ähnlich einem Prozessablaufdiagramm bietet ein Prozessablaufdiagramm (PFD) einen Überblick über einen Prozess mit Fokus auf die wichtigsten Anlagen, den Materialfluss und die Regelkreise. Diese Art von Diagramm wird häufig in der chemischen Verfahrenstechnik und in industriellen Prozessen eingesetzt.
Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPC)-Diagramm
Ein ereignisgesteuertes Prozesskettendiagramm (EPC-Diagramm) ist ein spezieller Diagrammtyp zur Modellierung von Geschäftsprozessen auf Basis von Ereignissen, Funktionen und logischen Verbindungen. EPCs werden häufig in Verbindung mit anderen Prozessmodellierungstechniken wie BPMN (Business Process Modeling and Notation) verwendet.
Spezifikations- und Beschreibungssprache (SDL)-Diagramm
SDL-Diagramme werden zur Entwicklung und Dokumentation von Echtzeitsystemen, insbesondere in der Telekommunikationsbranche, verwendet. Sie bieten eine grafische Darstellung des Systemverhaltens, einschließlich Zuständen, Übergängen und Aktionen.
Wenn Sie diese gängigen Arten von Flussdiagrammen und ihre Einsatzmöglichkeiten verstehen, können Sie das beste Diagramm für Ihr Projekt auswählen, egal ob Sie eine Flussdiagrammvorlage oder einen Flussdiagrammgenerator verwenden oder ein Diagramm von Grund auf neu erstellen.
Tipp: Ein Ablaufdiagramm zur Prozessdokumentation finden Sie in unserem Artikel über Prozessdokumentation. PERT-Diagramme sind ein weiteres gängiges Beispiel für Ablaufdiagramme.
Lesen Sie: Vorfallmanagement: Wie Sie einen Plan erstellen (plus 7 bewährte Methoden)
So erstellen Sie ein Flussdiagramm: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Das Erstellen eines Flussdiagramms mag zunächst schwierig erscheinen, doch mit diesen einfachen Schritten können Sie Ihre Prozesse, Arbeitsabläufe oder Algorithmen mithilfe eines Flussdiagramm-Generators oder einer entsprechenden Software visualisieren. Ob Prozessdiagramme, Entscheidungsdiagramme oder Swimlane-Diagramme – dieser Leitfaden hilft Ihnen beim Einstieg.
1. Definieren Sie Ihr Ziel und Ihren Umfang.
Bevor Sie mit der Erstellung eines Flussdiagramms beginnen, definieren Sie dessen Zweck und Umfang klar. Dokumentieren Sie einen Geschäftsprozess, entwerfen Sie einen Algorithmus oder visualisieren Sie einen komplexen Arbeitsablauf? Wenn Sie Ihren Zweck verstehen, können Sie den richtigen Flussdiagrammtyp auswählen und den erforderlichen Detaillierungsgrad bestimmen.
2. Aufgaben identifizieren und organisieren
Sammeln Sie Informationen über den Prozess, den Arbeitsablauf oder das System, das Sie visualisieren möchten. Besprechen Sie sich mit Teammitgliedern und Stakeholdern, um wichtige Schritte, Entscheidungspunkte, Inputs und Outputs zu identifizieren. Nutzen Sie ein Whiteboard oder Haftnotizen, um Ihre Ideen zu strukturieren und einen ersten Entwurf Ihres Flussdiagramms zu erstellen, der die Hauptschritte und die Struktur darstellt.
3. Auswahl der richtigen Flussdiagrammsymbole
Machen Sie sich mit den gängigen Symbolen und Formen für Flussdiagramme vertraut, darunter Verbindungen, Entscheidungspunkte und Endpunkte. Wählen Sie die passenden Symbole je nach Art des Flussdiagramms, das Sie erstellen, z. B. ein Prozessflussdiagramm, ein Datenflussdiagramm (DFD) oder ein Swimlane-Diagramm. Die einheitliche Verwendung von Symbolen gewährleistet Klarheit und Lesbarkeit des Diagramms.
4. Zeichnen und vervollständigen Sie Ihr Flussdiagramm.
Nutzen Sie ein Programm zur Erstellung von Flussdiagrammen, wie beispielsweise Microsoft Visio oder Lucidchart, um eine digitale, fertige Version Ihres Flussdiagramms zu erstellen. Diese Tools bieten eine Vielzahl von Vorlagen, Formen und Verbindungselementen, mit denen Sie professionelle Flussdiagramme für verschiedene Anwendungsbereiche erstellen können. Ordnen Sie die Schritte und Entscheidungspunkte logisch an und verwenden Sie Verbindungselemente, um den Ablauf zwischen ihnen darzustellen. Fügen Sie Beschreibungen und Beschriftungen hinzu, um Kontext und Verständlichkeit zu gewährleisten.
5. Implementierung und Optimierung
Teilen Sie Ihr fertiges Flussdiagramm mit Teammitgliedern und Stakeholdern und holen Sie Feedback ein. Arbeiten Sie zusammen, um sicherzustellen, dass alle den im Flussdiagramm dargestellten Prozess oder Workflow verstehen. Implementieren Sie das Flussdiagramm in Ihrem Unternehmen und überwachen Sie seine Wirksamkeit. Überprüfen und optimieren Sie Ihr Flussdiagramm kontinuierlich auf Basis praktischer Erfahrungen und Feedback und passen Sie es bei Bedarf an, um Effizienz und Produktivität zu steigern.
Ergebnis
Indem Sie diese Schritte befolgen und die Möglichkeiten von Flowchart-Software und -Vorlagen nutzen, können Sie klare und effektive Flowcharts erstellen, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse, Arbeitsabläufe und Entscheidungsfindung zu optimieren.
