20 nützliche Tools für Freelancer

20 nützliche Tools für Freelancer

In Zeiten, in denen Freiberufler vor allem mit Kunden zu tun haben, haben wir 20 neue Tools ausgewählt, die Ihnen helfen können, in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens Verantwortung zu übernehmen.

“Freiberuflich arbeiten” klingt von außen betrachtet großartig. Mit den besten Kunden zusammenarbeiten, spannende Projekte auswählen, die Arbeitszeiten selbst bestimmen und von zu Hause oder von überall aus arbeiten. Doch hinter den Kulissen passiert eine Menge, was uns das Arbeiten überhaupt erst ermöglicht.

Als Freelancer für Ihre Kunden können Sie Ihre Arbeitszeit nie wirklich zu 100 % selbst bestimmen. Schnell verliert man sich in Papierkram und Verwaltungsaufgaben – Angebote schreiben, Verträge abschließen, Rechnungen verschicken, Aufgaben definieren und letztendlich den eigenen Arbeitsablauf managen.

Stattdessen sind zahlreiche neue Tools auf den Markt gekommen, die Freelancern helfen. Sie können Ihr schriftliches Angebot jetzt an einen Kunden senden, ohne Ihre E-Mail überhaupt zu öffnen. Sehen Sie sofort Ihr monatliches Einkommen und vergleichen Sie es mit dem Vorjahr. Prüfen Sie, wie viel Zeit Sie letzte Woche für Ihr neues Projekt aufgewendet haben.

Um die besten Produkte zu finden, haben wir sie unten kategorisiert:

Angebote, Finanzen und Recht, Zeitmanagement und Arbeitsabläufe. Legen wir los!

Vorschlag

Die Bedeutung eines guten Angebots sollte nicht unterschätzt werden – es kann über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden. Ich habe verschiedene Angebotstools ausprobiert und sogar mit InDesign CC eigene Vorlagen erstellt. Diese Tools vereinfachen die Arbeit durch individuelle Vorlagen und Funktionen. Viele ermöglichen es dem Nutzer, ein Angebot unkompliziert an den Kunden zu senden und den Status zu verfolgen – eine Funktion, die ich sehr schätze.

01 – Prospero

Prospero, derzeit in der Beta-Phase, hilft nicht nur bei der Angebotserstellung, sondern auch bei der Preiskalkulation. Laut den Gründern von nuSchool ist Prospero ein minimalistisches Tool zur Angebotserstellung. Es gibt weder eine Startseite noch Kontoeinstellungen. Es ist also keine leere Behauptung, sondern soll Ihnen helfen, ein Angebot zu erstellen, anstatt Sie im Dunkeln tappen zu lassen. Das Tool verspricht “mehr Kunden, mehr Umsatz, weniger Stress”.”

Wenn Sie ein Angebot erstellen, stellt Ihnen Prospero einige kurze Fragen, z. B. zu Ihrer Punktzahl, Ihrer Bearbeitungszeit und Ihrer Tätigkeit. (Prospero kümmert sich um Druck und Branding des Angebots sowie um Web- und Designanwendungen.) Anschließend erstellt die Software intelligent ein Angebot basierend auf Ihren Antworten, das Sie bearbeiten können. Es gibt keine Designanpassungsmöglichkeiten (nur Textbearbeitungsoptionen), aber das Standarddesign ist durchaus ansprechend. Sobald Sie das Angebot fertiggestellt haben, können Sie es als PDF herunterladen oder direkt an den Kunden senden.

02- Nusii 

Mit Nusii können Sie nicht nur Angebote erstellen, sondern auch deren Verkaufs- oder Annahmequote einsehen. Ich schätze die App sehr, da sie die Daten sinnvoll nutzt, um Nutzern den Fortschritt ihrer Angebote zu verdeutlichen. Die Funktion “An Kunden senden” ist äußerst hilfreich, und Sie werden benachrichtigt, sobald ein Kunde das Angebot ansieht.

Das Bearbeiten eines Angebots in Nusii ist sehr einfach und ansprechend. Allerdings sind die visuellen Einstellungen begrenzt und das Einfügen von Tabellen ist nicht möglich – eine merkwürdige Entscheidung, da Freelancer ihre Eingaben und Ausgaben oft gerne in Tabellen aufschlüsseln. Positiv hervorzuheben ist, dass das Tool zahlreiche gängige Währungen und Sprachen unterstützt und somit nahezu überall eingesetzt werden kann.

03- Vorschlagen

Proposify ist ein echtes WYSIWYG-Tool und bietet Zugriff auf zahlreiche Vorlagen. Die übersichtlichen und ansprechenden Vorlagen eignen sich hervorragend als Ausgangspunkt. Für Einsteiger im Bereich Angebotserstellung bietet der Editor viele Anpassungsmöglichkeiten (und sogar einige grundlegende Zeichenwerkzeuge). Allerdings ähnelt er eher einem Textverarbeitungsprogramm – das elegante Schreiberlebnis, das ich persönlich bevorzuge, fehlt hier.

Einer der Vorteile von Proposify ist die Möglichkeit, Fotos und Videos einzubinden. Außerdem können Sie Inhalte innerhalb Ihres Angebots wiederverwenden, was Ihnen viel Zeit spart.

Investition

Die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Um einen besseren Einblick in Ihre Einnahmen zu erhalten, sollten Sie die folgenden Tools in Betracht ziehen.

04. In Rechnung gestellt

Invoiced wurde von einem unabhängigen Webentwickler gegründet, der von seinen eigenen Erfahrungen inspiriert wurde. Die Plattform vereinfacht und optimiert das Erstellen und Versenden von Rechnungen an Ihre Kunden. Sie entscheiden über die Zahlungsmethode: Dank der Stripe-Integration können Sie Online-Zahlungen per Kreditkarte, Bitcoin, PayPal oder auch Offline-Zahlungen anbieten.

Eine der Funktionen von Invoiced ist die Möglichkeit, die Zahlungseingangsleistung, die durchschnittliche Zahlungsdauer und die monatlichen Einnahmen zu verfolgen. Wenn Sie ein Buchhaltungsprogramm zur Finanzverwaltung nutzen, lässt sich Invoiced sowohl mit Xero als auch mit QuickBooks integrieren.

05- Zipbooks

Mit diesem neuen Buchhaltungstool können Sie alle Details Ihrer Finanzen verfolgen.

ZipBooks ist ein Buchhaltungsprogramm, das nicht nur kostenlos, sondern auch optisch ansprechend und benutzerfreundlich ist. Sie können es als Rechnungsgenerator, Zeiterfassungstool, zur Zahlungs- und Kundenverwaltung, zur Ausgabenverwaltung und vielem mehr nutzen. Nach dem Einloggen… Raum Sie werden die Vorteile erkennen: Die Rechnung zeigt Ihnen den Gesamtbetrag im Vergleich zum Vorjahr, den Umsatz der letzten zwölf Monate, den Durchschnittsbetrag für den Zeitraum und vieles mehr. Sie können ganz einfach Zahlungserinnerungen für Kunden einrichten, die diese benötigen.

06- Momenteo

Dank dieser Reisekostenabrechnung ist Momenteo ideal für Freelancer, die digital viel unterwegs sind. Momenteo wandelt genehmigte Ausgaben automatisch in Rechnungen um. Im Gegensatz zu vielen anderen Tools bietet Momenteo nur einen Preisplan mit monatlicher und jährlicher Zahlungsoption. Während Ihres Abonnements haben Sie unbegrenzten Zugriff auf alle Funktionen.

07- Bonsai

Bonsai befindet sich noch in der Beta-Phase, ermöglicht es Designern aber bereits, Verträge einzureichen und Zahlungen zu erhalten. Beim Erstellen eines Vertrags stellt Bonsai Ihnen Fragen zu Ihrer Tätigkeit, um den Vertrag optimal auf Ihr Projekt abzustimmen.

Sie werden einige Fragen beantworten müssen, darunter zu grundlegenden Informationen, einer Projektzusammenfassung, Ihrer Bewertung, Ihrem gewünschten Zahlungszeitpunkt usw. Die App stellt Ihnen einen bearbeitbaren Vertrag in Ihrem Namen zur Verfügung, den Sie direkt aus der App an den Kunden senden können. Nach Vertragsunterzeichnung erhalten Sie von Bonsai eine Rechnung. Sie können auch wiederkehrende Zahlungen einrichten.

Bonsai überzeugt nicht nur durch seine Funktionalität, sondern auch durch sein nahtloses Design und die intuitive Bedienung. Das Programm ist benutzerfreundlich und macht Spaß und entfernt zudem unnötigen Ballast.

08- Welle

Wave ist eine weitere beliebte kostenlose Option. Dieses einfache Programm bietet alle Funktionen, die man von einem Buchhaltungsprogramm erwartet, abgesehen von den unnötigen Extras.

Diese Rechnung wurde in den visuellen Bereich verschoben, sodass Sie leichter nachvollziehen können, wo sich ein Artikel für die Zahlungsabwicklung befinden muss. Das Gute daran: Sie können die Funktion kostenlos nutzen und unbegrenzt Rechnungen über die iOS-App importieren.

Das Versenden von Belegen ist einfach, und Sie können Ihr Bankkonto über Stripe verknüpfen. Es gibt eine Funktion für die monatliche Gehaltsabrechnung, die jedoch auf die USA und Kanada beschränkt ist. Für die Erstellung Ihrer Berichte, wie z. B. Ihrer Einnahmen- und Ausgabenübersicht, empfiehlt es sich, einen Steuerberater hinzuzuziehen.

Recht

Nicht der spannendste Teil, aber definitiv einer der wichtigsten. Verträge müssen nicht so kompliziert sein, wie sie scheinen – sie sind gut für Sie und Ihren Kunden. Diese Tools sind zwar hilfreich und enthalten oft Vorlagen, aber ich empfehle Ihnen, einen Experten zu konsultieren, wenn Sie sich bezüglich der Gesetze in Ihrem Bundesland unsicher sind.

09- Termsfeed

Sie verkaufen Produkte online? Dann benötigen Sie wahrscheinlich einige rechtliche Dokumente, wie beispielsweise eine Datenschutzerklärung. TermsFeed bietet Ihnen eine große Auswahl an kostenlosen Vorlagen, darunter AGB, Datenschutzbestimmungen und Nutzungsbedingungen. Außerdem gibt es einen Generator, der Ihnen anhand von Fragen einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Vertrag erstellt.

10- Shake-Gesetz

Shake Law ist ein sehr einfaches Vertragstool, mit dem Sie aus einer Vielzahl von Vertragsvorlagen wählen können. Ein weiteres praktisches Feature ist die Möglichkeit, eine Vertragsvorlage für Projektlizenzen oder Arbeitsgenehmigungen auszuwählen.

Sobald Sie Ihren Vertrag erstellt haben, wird dieser von einem Anwalt geprüft. Auch wenn dies auf den ersten Blick großzügig erscheinen mag, wird Shake Law Sie an eine Anwaltskanzlei weiterleiten, was zu zusätzlichen Kosten führt.

Eine der Besonderheiten von Shake Law ist seine starke Beschränktheit. Beispielsweise kann man den Vertrag nicht direkt an den Kunden senden (sondern nur als PDF herunterladen), und es gibt keine Möglichkeit, den Rohvertrag objektiv zu bearbeiten. Als Designerin ist mir die Gestaltung und die Stärke meiner Garantie sehr wichtig, da sie meine Kompetenz und meinen Beruf widerspiegelt. Ich sollte mich nicht wohl dabei fühlen, meinen Kunden einen unbearbeiteten Vertrag zuzusenden.

Zeitmanagement

Etwas, von dem wir uns alle mehr wünschen würden: Zeit. Leider können wir keine zusätzliche Zeit schaffen, aber wir können entscheiden, wie wir sie nutzen. Von Zeitmanagement über Terminplanung bis hin zu Kostenschätzungen – Zeitmanagement-Tools sind für Freelancer unglaublich nützlich, selbst für diejenigen, die nicht für ihre Zeit bezahlt werden (wie ich).

11- Kissen

Anstatt Ihre Arbeitszeit zu erfassen, hilft Ihnen Cushion bei der Zeitplanung – nicht nur im Beruf. Sie können sowohl Projektzeiten als auch Freizeit einplanen. Das Tool warnt Sie, wenn Sie zu viel arbeiten, beugt so einem Burnout vor und motiviert Sie zu einem besseren Zeitmanagement. Cushion ist einfach einzurichten und zeigt auf Ihrer Website an, wann Sie verfügbar sind. Das ist besonders hilfreich für potenzielle Kunden.

12- Rechtzeitig

Timely ist eine einfache und elegante Zeitmanagement-App, die Sie beim ersten Einloggen mit einer übersichtlichen Ansicht begrüßt. Es gibt keine Timer – stattdessen ermutigt Timely Sie, Ihre Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt zu erfassen. Sie können den Verlauf eines Artikels und eine vollständige Übersicht über Ihre gesamte Arbeitszeit in allen Bereichen Ihres Unternehmens einsehen.

Mit diesem Tool können Sie Ihre geplante und die tatsächlich aufgewendete Zeit für ein Projekt eingeben und die Differenz zu Ihrer Schätzung sehen. Eine gute Möglichkeit, Ihre Zeitschätzung zu verbessern, insbesondere wenn Sie sich dabei häufig irren. Timely läuft in der Cloud oder kann im Browser genutzt werden.

13- Harpune

Auch wenn Harpoon anfangs etwas komplex erscheinen mag, werden Sie nach kurzer Einarbeitungszeit feststellen, dass es sich um ein sehr leistungsstarkes Programm handelt. Mit Harpoon können Sie Projekte auf Basis Ihrer Kenntnisse planen und anschließend Zeitpläne erstellen sowie Rechnungen und Kosten hinzufügen.

Dieses Tool unterstützt Sie nicht nur bei der Rechnungsstellung, sondern hilft Ihnen auch, bessere Entscheidungen zu treffen und zu planen. Sie können schnell Ihren durchschnittlichen Umsatz pro Projekt (oder pro Monat, Tag, Stunde – ganz nach Ihren Wünschen) einsehen oder Ihre offenen Rechnungen prüfen. Zusätzlich gibt es eine Einkommensprognose mit Feldern, in denen Sie Ihre Ziele und Arbeitsgewohnheiten (z. B. Ihre wöchentliche Arbeitszeit) festlegen können. Dies fördert eine kontinuierliche Planung und hilft Ihnen, Ihre Ziele zu verfolgen. Harpoon ist mit seinen Berichts- und Dashboard-Funktionen fast eine All-in-One-App. Lediglich die Funktionen für Verträge und Angebote fehlen.

14- Freiberuflich

Als Freelancer können Sie Ihre Arbeitszeit nach Projektabschluss schnell und einfach in Verträge umwandeln. Ich persönlich rechne nicht so, daher ist dieser Ansatz für mich nicht geeignet. Für diejenigen, die stundenweise abrechnen müssen, kann er jedoch hilfreich sein, da die laufenden Kosten nicht mehr berechnet werden müssen.

Eine der herausragenden Funktionen der Freelancy-Berichtsfunktion ist die kalenderähnliche Übersicht Ihrer Zeiteinteilung. Hier sehen Sie die für jedes Projekt aufgewendete Zeit und können die Berichte nach Datum oder Projektnamen durchsuchen. So behalten Sie stets den Überblick über Ihren Zeitaufwand und die jeweiligen Projektzeiten. Die Berichte sind exportierbar und können als CSV-Dateien und Diagramme für sich selbst oder Ihre Kunden heruntergeladen werden.

Die automatische Rechnungserstellung ist zwar praktisch für die Terminplanung, Sie können die Rechnungen aber auch manuell erstellen. Vielleicht benötigen Sie Termine aus besonderen Gründen oder es besteht kein Zusammenhang mit dem Kunden.

15. Umschalten 

Ich nutze Toggl seit meinen Anfängen als Freelancer. Obwohl ich die Stunden oder Tage meiner Kunden nicht erfasse, hilft mir die Zeiterfassung, den Überblick über meine Zeiteinteilung zu behalten. Nachdem man einen Zeitplan für die Zeiterfassung erstellt hat, muss man seine Zeit einem bestimmten Projekt zuordnen. Toggl nutzt diese Daten dann, um Berichte zu generieren. Die Desktop-App erinnert mich an meinen Zeitplan und ermöglicht mir dies, ohne dass ich mich in die Web-App einloggen muss.

Eine weitere Funktion von Toggl ist die Möglichkeit, einen persönlichen und einen teamweiten Arbeitsbereich zu erstellen. So kann ich meine persönliche Zeit verwalten und bei Bedarf Entwickler oder Programmierer in meinen Arbeitsbereich einladen. Ich kann also nicht nur meine eigene Zeit einteilen, sondern spare dadurch vor allem Projektzeit.

Workflow

Workflow-Tools sind oft etwas schwieriger zu verstehen, da sie mitunter recht komplex sein können. Ich persönlich nutze weiterhin Stift und Papier, da ich darauf mehr vertraue. Dennoch schätze ich die Vorteile eines digitalen Workflow-Tools sehr, insbesondere wenn es mir hilft, ein größeres Projekt zu organisieren.

16- Fließen

Flow hilft Ihnen im Wesentlichen dabei, einen Arbeitsbereich mit einzelnen Aufgaben zu erstellen und Ihre Projekte stets im Blick zu behalten.

Wie viele Workflow-Tools verfügt auch Flow über eine Chatroom-ähnliche Funktion, die Teammitglieder nutzen können, um das Projekt zu besprechen.

Ich habe die Chat-Funktion genutzt, um mit meinen Teamkollegen zu kommunizieren, und das hat gut funktioniert, aber man muss anmerken, dass nichts so einfach ist wie Slack.

Eine weitere Funktion dieser App ist die Möglichkeit, durch Aktivierung des Fokusmodus Benachrichtigungen vorübergehend auszuschalten, damit Ihr Team weiß, dass Sie nicht antworten können.

Benutzer können Aufgaben auswählen, die Teil des Projekts sind. Teammitglieder können nicht alle Teile der Aufgaben sehen;

In Flow können Sie einige Aufgaben personalisieren, die Sie später mit Ihrem Team teilen können.

Das ist eine große Hilfe, wenn man etwas tun möchte, bevor die Teamkollegen es herausfinden.

Die Kalenderansicht bietet Ihnen einen guten Überblick über anstehende Aufgaben. Sie können auswählen, ob Sie neben Ihren eigenen auch die Aufgaben anderer sehen möchten. Und wenn Sie etwas Zeit haben, können Sie auch in Bereichen mitarbeiten, die Ihnen nicht zugewiesen sind.

17- Azendoo

Azendoo ist ein leistungsstarkes Workflow-Tool mit ansprechendem Design und nutzererprobten Funktionen. Analysieren Sie Daten, fügen Sie Dokumente hinzu, erstellen Sie Gruppen und weisen Sie Aufgaben einzelnen Personen zu. Alles an einem Ort: Kategorisieren Sie Aufgaben, behalten Sie den Überblick über den Kalender, erstellen Sie Folgeaufgaben, setzen Sie Fristen und fügen Sie Checklisten hinzu. Erstellen Sie außerdem übersichtliche Nachrichten, senden Sie Direktnachrichten an Teammitglieder (falls vorhanden) und sehen Sie Benachrichtigungen. Die ideale App, um stets den Überblick zu behalten.

Zusätzliche Werkzeuge

Allein zu arbeiten bedeutet weit mehr als Finanzen, Zeitmanagement und Projektvorschläge. Manchmal stößt man in diesem Lebensstil auf unerwartete Probleme. Ich habe drei zusätzliche Programme zusammengestellt, die Ihnen helfen werden, Ihre Kreativität zu steigern.

Erhalten Sie pünktlich Ihr Geld (ganz stressfrei) und erstellen Sie schnell und einfach Prototypen Ihrer Ideen.

18- Sag es einfach Julie.

Befinden Sie sich in einer Situation, in der ein Kunde nicht zahlt? Julie Elster fungiert als Ihre virtuelle Buchhalterin und kümmert sich um das Eintreiben Ihrer offenen Rechnungen. Sie kontaktiert Ihre Kunden und behält dabei stets die Ruhe. Sie verfügt über langjährige Erfahrung und genießt in der Freelance-Branche hohes Ansehen.

19- Knapp Kasten

Briefbox ist eine Sammlung virtueller Briefings, die Ihre Designkreativität in Projektpausen fördern. Das Briefbox-Team hat eine breite Palette virtueller Briefings erstellt – von der Gestaltung einer lokalen Währung bis hin zur Entwicklung einer Marke für einen Designer.

Wähle einfach ein Design aus und leg los. Sobald du fertig bist, kannst du es auf die Website hochladen, um Feedback von der Community zu erhalten.

Das Team hat soeben seinen Pro-Account eingeführt, der Ihnen Tipps von Geschäftsprofis und konstruktive Kommentare zu jedem Beitrag bietet.

20- Atomar

Mit Atomic erstellen und teilen Sie Prototypen am schnellsten mit Ihren Kunden und gestalten so ansprechende, zweiseitige Designs. Importieren Sie ein bestehendes Design aus Sketch oder Photoshop (oder erstellen Sie es direkt in der App), verbinden Sie die Seiten und passen Sie die Übergänge an, um einen Prototyp zu erstellen.

Sobald der Entwurf fertiggestellt ist, können Sie ihn dem Kunden über einen Link zur Verfügung stellen, der Ihnen dann Feedback und Kritik zu Ihrem Entwurf geben kann.

Abschluss

Diese Liste ist keinesfalls vollständig. Jedes Jahr erscheinen Hunderte neuer Tools und Programme, daher empfehle ich Ihnen, die Augen offen zu halten und zu beobachten, welche sich im Laufe der Zeit verbessern. Denken Sie daran: Es gibt kein Patentrezept für Freelancing. Jedes Tool hat seine eigenen Stärken und Funktionen, daher kann es einige Zeit dauern, bis Sie das beste für Ihre Bedürfnisse gefunden haben.