Wie man Nextcloud Office verwendet

Einführung

Nextcloud bietet Unternehmen und Privatpersonen flexibles und sicheres Hosting und Cloud-Computing, ohne dass kommerzielle Lösungen erforderlich sind. Nextcloud gewährleistet hohe Datenschutzstandards und bietet eine Reihe verschiedener Anwendungen wie Nextcloud Talk und die Online-Office-Suite Nextcloud Office.

Nextcloud Office wurde in Zusammenarbeit mit Collabora Productivity entwickelt und in Nextcloud integriert. Ziel war es, die Anforderungen eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes zu erfüllen. Die Software legt Wert auf leistungsstarke Online-Funktionen zum Bearbeiten, Anhängen und Teilen von Dokumenten sowie zum Erstellen von Tabellenkalkulationen und Präsentationen. Die nahtlose Integration in das Nextcloud-Ökosystem gewährleistet die reibungslose Unterstützung aller Nextcloud-Tools, gängiger Webbrowser, verschiedener Dateiformate und diverser Editoren. Nextcloud Office ist zudem Teil der einheitlichen Kollaborationsplattform Nextcloud Hub mit allen wichtigen Nextcloud-Tools wie Groupware, Files, Talk und Office.

Wann wird Nextcloud Office verwendet?

Nextcloud Office ist kostenlos und bietet alle wichtigen Standardfunktionen für den privaten Gebrauch. Für Unternehmen gibt es die kostenpflichtige Version Nextcloud Enterprise, die eine stabilere und skalierbarere Leistung bietet. Nextcloud Office umfasst dieselben Funktionen wie die bekannten Office-Anwendungen Microsoft 365 und Google Workspace oder die entsprechenden Microsoft Office-Alternativen.

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen sind:

• Dokumente in Echtzeit erstellen und bearbeiten (einschließlich Videoanrufen oder Chats).
• Kommentarfunktionen in Dokumenten
• Fügen Sie ein Bild aus Ihrem Nextcloud-Speicher ein.
• Dokumente über Browser oder mobile Apps teilen und gemeinsam bearbeiten
• Dokumente mit internen oder sogar externen Links für Personen ohne Nextcloud (mit eingeschränktem Zugriff) bearbeiten.
• Tabellenkalkulationen
• Präsentationen, Zeichnungen und Notizen erstellen und bearbeiten
• Versionsverlauf und Änderungen der Trackliste
• Navigationsfunktionen zum Durchsuchen von Dokumenten
• Integration mit Microsoft Word

Ein Überblick über die Nextcloud Office-Komponenten

Nextcloud Office ist für die Abwicklung aller Büroarbeiten in digitalen Arbeitsumgebungen über die Cloud konzipiert. Mit der Office-Suite können Sie Dokumente erstellen, bearbeiten und mit Ihrem Team teilen – unabhängig von Ort und Gerät. Die Dokumentenbearbeitung ist sogar in Teambesprechungen möglich, und Änderungen werden automatisch synchronisiert. Administratorrechte ermöglichen es Ihnen, die Anzahl der Personen mit Zugriffsrechten zu beschränken.

Nachfolgend finden Sie alle Details zu Nextcloud Office.

Nextcloud Write

Ähnlich wie Word in Microsoft 365 ist Nextcloud Write das Herzstück der Nextcloud Office Suite. Hier können Dokumente gemeinsam erstellt, bearbeitet, geteilt und gespeichert werden. Die App ist auf Zusammenarbeit ausgelegt und unterstützt Microsoft Word. Dank der Echtzeit-Cursorverfolgung können Sie die Änderungen Ihres Teams nachverfolgen.

Nextcloud-Tabelle

Nextcloud Spreadsheet kann als gleichwertige Alternative zu Microsoft Excel betrachtet werden. Die Anwendung bietet Ihnen umfassende Funktionen, Formeln und Tools zum Erstellen und gemeinsamen Bearbeiten von Tabellen. Höchste Datenschutzstandards sind gewährleistet. Strenge Zugriffskontrollen stellen sicher, dass Tabellen mit sensiblen Geschäftsdaten nur von autorisierten Personen und Teams bearbeitet werden können. Die Integration mit Microsoft Excel ist möglich.

Nextcloud präsentiert

Nextcloud Present ist eine Präsentations-App, mit der Sie PowerPoint individuell gestalten können. Entwerfen Sie einfache oder komplexe Folien in Ihrem eigenen Stil und Layout – mit vorgefertigten Vorlagen oder benutzerdefinierten Einstellungen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche fesseln Sie jedes Publikum mit aussagekräftigen und professionellen Präsentationen. Die Kompatibilität mit Microsoft PowerPoint und die Unterstützung gängiger Dateiformate machen Nextcloud Present zur idealen Lösung für alle Ihre Anforderungen an eine leistungsstarke Präsentationssoftware.

Nextcloud Draw

Nextcloud Draw ist ein umfassendes Notiz- und Zeichenwerkzeug, mit dem Sie komplexe Diagramme, Grafiken, Pläne, Skizzen und Schaubilder erstellen können – ähnlich wie mit Microsoft Visio. Nutzen Sie die Kollaborationsfunktionen, um gemeinsam Ideen zu entwickeln und zu visualisieren oder Ihrem Publikum Entwürfe grafisch oder als Diagramm zu präsentieren. Die Integration in Online-Konferenzen und Teammeetings ist nahtlos.

Nextcloud-Text

Nextcloud Text ist der Standard-Texteditor für Nextcloud. Er basiert auf Markdown, bietet selbstgehostete Übersetzungsmöglichkeiten und unterstützt eine Vielzahl von Rich-Text-Formaten, darunter Überschriften, Links, Tabellen sowie Fettdruck und Kursivschrift. Unterschiedliche Farben für einzelne Autoren verbessern die Übersichtlichkeit bei großen Projekten mit vielen Mitwirkenden.

Vorteile von Nextcloud Office in einer Nextcloud-Umgebung

Nextcloud Office integriert sich nahtlos in das skalierbare und vielseitige App-Ökosystem von Nextcloud. Insofern ähnelt Nextcloud den Kollaborationsplattformen von Google und Microsoft, die ebenfalls eine nahtlose Integration interner Apps und Dienste bieten.

Nextcloud Office bietet durch die Integration mit anderen leistungsstarken Nextcloud-Komponenten folgende Vorteile:

• Flexible Zusammenarbeit durch die Integration von Bürofunktionen in Nextcloud-Anwendungen wie Talk, Calendar, Deck oder Notes.
• Office-Funktionen für die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Teamarbeit in Online-Meetings und Videokonferenzen durch Bildschirmfreigabe, Kommentare, Versionsverlauf, Echtzeit-Cursorverfolgung und Anmerkungen
• Schützen Sie sich vor unberechtigtem Zugriff mit einer sicheren Zugriffsverwaltung, die Gruppenordner und Dateizugriffsrechte für ausgewählte Gruppen, Einzelpersonen und Dateien umfasst.
• Nextcloud-Desktop- und Mobilclients können auf Desktop-Computern und beliebig vielen Mobilgeräten verwendet werden.
• Einfache, plattformübergreifende, zentrale Verwaltung, Synchronisierung und Nachverfolgung von Dokumentenänderungen

Welche Dateiformate kann Nextcloud Office lesen und schreiben?

Der Wert einer Office-Suite geht weit über die bloße Bereitstellung von Tools für Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenbearbeitung hinaus. Ebenso wichtig ist die Unterstützung aller gängigen Dateiformate, die bei der Nutzung cloudbasierter Produktivitätslösungen zum Einsatz kommen. Nur so lässt sich eine flexible und konsistente Zusammenarbeit über verschiedene Systeme und Anwendungen hinweg gewährleisten.

Nextcloud Office kann hinsichtlich Kompatibilität mit der Konkurrenz mithalten und unterstützt das Öffnen, Lesen und Speichern von über einem Dutzend Dateiformaten. Dazu gehören:

• Textverarbeitung: DOCX, DOC, RTF, ODT
• Tabellenkalkulationen: XLS, XLSX, ODS
• Präsentation: ODP, PPT, PPTX
• Design: ODG
• Weitere unterstützte Formate: Publisher, Visio importieren/anzeigen

Nextcloud Office bietet Vorteile gegenüber Wettbewerbern

Nextcloud verfolgt das ehrgeizige Ziel, sich als leistungsstarke und mindestens gleichwertige Alternative zu Microsoft 365 zu etablieren. Zu diesem Zweck bietet Nextcloud seine leistungsstarken Hosting-Funktionen und Cloud-Computing mit Datenschutzstandards, die selbst Microsoft übertreffen. Viele Unternehmen bevorzugen Nextcloud gegenüber kommerziellen Diensten aufgrund seiner wachsenden Funktionen, der nahtlosen Integration der Nextcloud-Dienste, der flexiblen Enterprise-Tarife und des umfassenden Nextcloud Hub-Tarifs.

Die Office Suite bildet einen zentralen Baustein in Nextcloud für eine in sich geschlossene, cloudbasierte Büroumgebung. Zu den Vorteilen der Office Suite gegenüber Nextcloud-Alternativen wie Google Workspace und Microsoft 365 gehören:

Nextcloud Office

• Datenschutz und Datenverwaltung für private und geschäftliche Daten über Selbsthosting oder über Hosting-Anbieter mit Serverstandorten in der EU
• Es lässt sich problemlos in alle Nextcloud-Apps integrieren und ist mit Diensten von Drittanbietern und gängigen Dateiformaten kompatibel.
• Datenlecks werden reduziert, da der Dienst Dokumente an den Browser sendet, während die Originaldokumente auf dem Nextcloud-Server verbleiben.
• Ohne Nextcloud sind Einladungslinks an externe Personen unbegrenzt möglich.
• Kostenlos für den privaten Gebrauch oder skalierbar für den geschäftlichen Einsatz mit Nextcloud Enterprise oder Hub.

Google Workspace

• Private und kommerzielle Daten befinden sich auf Google-Servern und sind über den US Cloud Act für US-Behörden zugänglich.
• Alle wichtigen Google-Dienste für höhere Produktivität, Teamarbeit und Remote-Arbeit auf einer Plattform
• Dateien und Dokumente werden zur Bearbeitung an den lokalen Browser gesendet.
• Die Dateifreigabe mit Personen ohne Nextcloud ist eingeschränkt.
• Flexible Preispläne für private und geschäftliche Nutzung

Microsoft 365

• Alle Daten befinden sich auf Microsoft-Servern, was keinen hundertprozentigen Datenschutz ermöglicht.
• Alle Microsoft-Dienste und Office-Apps für die Zusammenarbeit in flexiblen und skalierbaren Abonnementplänen
• Dokumente werden vom Server an den lokalen Browser übertragen.
• Dokumentenzugriff und -bearbeitung über einen Einladungslink
• Kostenlose Nutzung nur über die eingeschränkte Webversion von Microsoft 365

Ein weiterer Vorteil ist, dass Dokumente dank WYSIWYG-Rendering in der Druckvorschau sichtbar sind. Bei der Verwendung verschiedener Office-Anwendungen können je nach verwendetem Browser und den spezifischen Einstellungen der Website unerwartete Probleme auftreten.

Wie installiere ich Nextcloud Office?

Nextcloud Office erhalten Sie auf der Nextcloud Office-Website. Wählen Sie zwischen einer kostenlosen 60-minütigen Testversion, einer kostenlosen Version für den persönlichen Gebrauch und kostenpflichtigen Versionen im Rahmen von Nextcloud Enterprise.

Zu den Installationsoptionen gehören:

Option 1: Collabora Online-Server

Da Nextcloud Office auf Collabora Online basiert, ist ein dedizierter Collabora Online-Server erforderlich. Die Einrichtung des Servers und die Anbindung an die Office-Anwendung setzen Kenntnisse in der Paketinstallation unter Linux und Ubuntu oder Docker voraus. Für kleine Teams oder den persönlichen Gebrauch bietet sich alternativ der integrierte Code-Server an. Dieser lässt sich direkt in Nextcloud installieren und anschließend in Office als Backup auswählen.

Sobald Sie den Collabora-Onlineserver eingerichtet haben, müssen Sie die Nextcloud Office-App im App-Manager aktivieren und über die Einstellungen eine Verbindung zum Collabora-Onlineserver herstellen.

Option 2: Nextcloud-Verwaltung

Managed Nextcloud bietet Ihnen das volle Nextcloud-Erlebnis inklusive Nextcloud Office. Sie können Einrichtung, Wartung und Updates Ihrem gewählten Anbieter überlassen und erhalten dabei Support rund um die Uhr. So können Sie Ihren Online-Speicher- und Freigabeplan mühelos an Ihre sich ändernden Bedürfnisse anpassen. Mit Nextcloud-Apps wie Groupware, Talk oder Office erhalten Sie Zugriff auf wichtige Funktionen für die Zusammenarbeit. Dazu gehören das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten, Online-Konferenzen sowie die Planung von Projekten, Gruppen und Meetings – inklusive individueller Zugriffsrechte.

Vorteile von Nextcloud Office mit Nextcloud Management

Nextcloud Managed mit Nextcloud Office ist die ideale Lösung für Unternehmen, die DSGVO-konformen Datenschutz für ihre Unternehmensdaten in Kombination mit vollem Office-Funktionsumfang suchen. Ihre Daten werden auf sicheren Servern gespeichert, die alle DSGVO-Anforderungen erfüllen und unbefugten Zugriff durch Dritte verhindern. Der Anbieter übernimmt die Verwaltung, Wartung und Aktualisierung der Systeme und spart Ihnen so Zeit und Geld. Darüber hinaus legen Sie über administrative Rechte fest, wer Zugriff auf Ihre Dateien hat. So ist Ihre Datensouveränität gewährleistet.

Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht darin, dass Sie sich nicht nur auf die Wartung des Serversystems verlassen können, sondern Ihren Nextcloud-Plan auch individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können – sowohl den Cloud-Speicherplatz als auch die Anzahl der Nutzer. Dies steigert nicht nur die Produktivität durch vereinfachte Dateiverwaltung in Ihrer verwalteten Nextcloud, sondern ermöglicht Ihnen auch, die Leistung präzise auf Ihre aktuellen Geschäftsziele abzustimmen.

Eine kurze Erklärung zur Erstellung von Nextcloud Office

2018 unternahm Nextcloud mit der Integration von OnlyOffice, einer Open-Source-Office-Lösung von Ascensio System SIA, den ersten Schritt hin zu Standard-Office-Funktionen. Im Januar 2020 führte Nextcloud mit dem Start der Kollaborationsplattform Nextcloud Hub ein integriertes OneOffice-Paket als Teil seiner umfassenden Office-Suite ein. Noch im selben Jahr ging Nextcloud einen Schritt weiter und veröffentlichte Nextcloud Office, eine noch leistungsstärkere Alternative zu OnlyOffice, die in Zusammenarbeit mit Collabora Online entwickelt wurde.

Der Vorteil besteht darin, dass die Office-Suite im Gegensatz zu OnlyOffice größtenteils auf Nextcloud-Servern läuft, was Datenschutz und eine bessere Kontrolle über private und geschäftliche Daten gewährleistet.