20 أداة مفيدة للعاملين المستقلين
في هذا الوقت الذي يعني فيه العمل الحر التعامل مع العملاء؛ اخترنا 20 أداة جديدة يمكن أن تساعدك على تحمل المسؤولية في أجزاء مختلفة من عملك.
“يبدو العمل الحر رائعاً من الخارج. العمل مع أفضل العملاء، واختيار مشاريع ممتعة، وتحديد ساعات العمل بنفسك، والعمل من المنزل أو أي مكان ترغب فيه. لكن هناك الكثير من الأمور التي تجري خلف الكواليس والتي تُمكّننا من العمل.
العمل الحر مع عملائك لا يتوافق تمامًا مع أوقاتك المفضلة. سرعان ما تجد نفسك غارقًا في الأعمال الورقية والإدارية - كتابة العروض، وإبرام العقود، وإرسال الفواتير، وتحديد المهام، وفي النهاية إدارة سير عملك الخاص.
بدلاً من ذلك، شهدنا ظهور العديد من الأدوات الجديدة في السوق لمساعدة العاملين المستقلين. يمكنك الآن إرسال عرضك المكتوب إلى العميل دون الحاجة حتى لفتح بريدك الإلكتروني. اطلع فوراً على دخلك الشهري وقارنه بالعام الماضي. تحقق من مقدار الوقت الذي قضيته في مشروعك الجديد الأسبوع الماضي.
للعثور على الأفضل، قمنا بتصنيفها أدناه:
المقترحات، والجوانب المالية والقانونية، وإدارة الوقت وسير العمل. هيا بنا نبدأ!
عرض
لا ينبغي الاستهانة بقيمة العرض الجيد، فهو مفتاح الفوز بالمشروع أو خسارته. لقد جربتُ العديد من أدوات إعداد العروض المختلفة، بل واستخدمتُ برنامج InDesign CC لإنشاء قوالب مخصصة. تهدف هذه الأدوات إلى تسهيل الأمور من خلال توفير قوالب وميزات فريدة. يتيح العديد منها للمستخدم إرسال العرض إلى العميل بسهولة ومتابعة سير العمل، وهي ميزة أُفضّلها بشدة.
01 – بروسبيرو
لا يقتصر دور Prospero، المتوفر حاليًا في مرحلة تجريبية، على مساعدتك في إنشاء العروض فحسب، بل يساعدك أيضًا في تسعيرها. ووفقًا لمؤسسي nuSchool، فإن Prospero أداة بسيطة للغاية لإنشاء العروض، تفتقر إلى صفحة رئيسية أو حتى إعدادات حساب. إنها مجرد خدعة تساعدك على إنشاء عرض، بدلًا من تركك تعمل بشكل عشوائي. تعدك الأداة بـ "المزيد من العملاء، والمزيد من المال، ومتاعب أقل".“
عند إنشاء عرض، يطرح عليك برنامج بروسبيرو بعض الأسئلة السريعة، مثل تقييمك، والمدة التي تستغرقها لإنجاز المشروع، ونوع العمل الذي تقوم به. (يتولى بروسبيرو طباعة العرض وتصميم علامته التجارية، بالإضافة إلى تطبيقات الويب والتصميم). ثم يقوم البرنامج بإنشاء عرض ذكي بناءً على إجاباتك، والذي يمكنك تعديله. لا توجد خيارات لتخصيص التصميم (خيارات تحرير النصوص فقط)، لكن التصميم الافتراضي ليس سيئًا. عند الانتهاء من العرض، يمكنك تنزيله كملف PDF أو إرساله مباشرةً إلى العميل.
02- نوسي
لا يقتصر تطبيق نوسي على تمكينك من إنشاء مقترح فحسب، بل يتيح لك أيضًا الاطلاع على معدل المبيعات أو نسبة قبول المقترح. أُقدّر استخدام التطبيق للبيانات بطريقة فعّالة لمساعدة المستخدمين على تتبع سير مقترحاتهم. تُعدّ خاصية "إرسال إلى العميل" مفيدة للغاية، وسيتم إشعارك عند اطلاع العميل على المقترح.
تعديل المقترحات في منصة نوسي سهل وجذاب للغاية. مع ذلك، فإن إعداداتها المرئية محدودة، ولا يمكنك إدراج جداول فيها - وهو أمر غريب بالنظر إلى أن المستقلين يفضلون عادةً فصل مدخلاتهم ومخرجاتهم في جداول. ومن الجدير بالذكر أن الأداة تدعم عددًا من العملات واللغات الشائعة، مما يتيح لك استخدامها في أي مكان تقريبًا.
03- اقتراح
اختر نموذج اقتراح للبدء باستخدام خيار WYSIWYG
يُعدّ Proposify أداةً حقيقيةً للكتابة المرئية، حيث يبدأ بالوصول إلى عددٍ كبيرٍ من القوالب الجاهزة. تتميز هذه القوالب بتصميمها الأنيق والجميل، مما يوفر لك نقطة انطلاق جيدة. وإذا كنت جديدًا في كتابة المقترحات، فإن محررها يتضمن العديد من الميزات القابلة للتخصيص (وحتى بعض أدوات الرسم الأساسية). مع ذلك، فهو يعمل بشكلٍ مشابهٍ لمعالج النصوص، ولن تحصل على تجربة كتابة المقترحات الأنيقة التي أفضّلها شخصيًا.
من مزايا Proposify إمكانية إضافة الصور والفيديوهات. كما يتيح لك إعادة استخدام المحتوى في عرضك، مما يوفر عليك الكثير من الوقت.
استثمار
يُعدّ تتبّع الإيرادات والمصروفات أمرًا بالغ الأهمية لأيّ عمل تجاري. إذا كنت ترغب في الحصول على فهم أفضل لإيراداتك، فضع في اعتبارك أدوات إدارة الإيرادات التالية.
04. تمت الفاتورة
تتيح لك هذه الأداة العمل مع أي طريقة دفع تفضلها.
تأسست منصة Invoiced على يد مطور ويب مستقل استلهم فكرتها من تجاربه الشخصية، وهي تُسهّل عملية إنشاء الفواتير وإرسالها إلى عملائك. أما طريقة الدفع، فهي متروكة لك؛ إذ يتيح لك دمج الفواتير مع Stripe إمكانية إعداد المدفوعات الإلكترونية عبر بطاقات الائتمان، أو Bitcoin، أو PayPal، أو حتى الدفع النقدي.
من مزايا برنامج Invoiced قدرته على تتبع أداء التحصيلات، ومتوسط مدة تحصيل المدفوعات، والإيرادات الشهرية. وإذا كنت تستخدم برنامج محاسبة لإدارة أموالك، فإن Invoiced يتكامل مع كلٍ من Xero و QuickBooks.
05- دفاتر Zipbooks
تتيح لك هذه الأداة المحاسبية الجديدة تتبع جميع تفاصيل أمورك المالية.
ZipBooks أداة محاسبية مجانية، تتميز بتصميمها الجذاب وسهولة استخدامها. يمكنك استخدامها لإنشاء الفواتير، وإدارة الوقت، وتتبع المدفوعات والعملاء، وإدارة نفقاتك، وغير ذلك الكثير. بمجرد تسجيل الدخول، ستتمكن من فضاء ستُدرك مدى روعة هذه الميزة، حيث تُظهر لك الفاتورة إجمالي المبلغ الإجمالي، وإيرادات الأشهر الاثني عشر الماضية، ومتوسط الإجمالي خلال هذه الفترة، وغير ذلك الكثير. كما يمكنك بسهولة ضبط تذكير بالمدفوعات السابقة للعملاء الذين يحتاجون إليها.
06- لحظة
مع هذه النفقات المتعلقة بالسفر، يُعدّ Momenteo خيارًا مثاليًا للعاملين المستقلين الذين يتنقلون باستمرار عبر الإنترنت. كما يقوم Momenteo بتحويل النفقات المعتمدة إلى فواتير تلقائيًا. وعلى عكس العديد من الأدوات الأخرى، يقدم Momenteo خطة تسعير واحدة فقط، مع خيارات دفع شهرية وسنوية. ستحصل على وصول غير محدود إلى جميع الميزات والوظائف خلال فترة اشتراكك.
07- بونساي
إرسال العقود، وإنشاء الفواتير، وتحصيل الأقساط، كل ذلك مع تجربة مستخدم سلسة.
لا يزال تطبيق Bonsai في مرحلة تجريبية، ولكنه يتيح للمصممين تقديم العقود واستلام المدفوعات. عند إنشاء عقد، يطرح Bonsai عليك أسئلة حول نوع العمل الذي تقوم به، وذلك للمساعدة في تخصيص العقد بما يتناسب مع مشروعك.
ستُطرح عليك بعض الأسئلة، بما في ذلك معلومات أساسية، وملخص للمشروع، والتقييم، وموعد استلام الدفعة، وما إلى ذلك. سيوفر لك التطبيق عقدًا قابلًا للتعديل باسمك، يمكنك إرساله إلى العميل مباشرةً من التطبيق. بمجرد توقيع العقد، سيصدر لك Bonsai فاتورةً به. يمكنك أيضًا إعداد العقود لتكون متكررة.
لا يقتصر تميز برنامج Bonsai على جودة وظائفه فحسب، بل يتميز أيضاً بتصميمه السلس وسهولة استخدامه. البرنامج سهل الاستخدام وممتع، كما أنه يُزيل العناصر غير الضرورية.
08- موجة
يحتوي هذا البرنامج على كل ما يحتاجه برنامج المحاسبة، باستثناء الإضافات غير الضرورية.
يُعدّ برنامج Wave خيارًا مجانيًا شائعًا آخر. يحتوي هذا البرنامج البسيط على جميع الميزات التي تتوقعها من برنامج محاسبة، باستثناء الميزات غير الضرورية.
تم نقل هذه الفاتورة إلى قسم العرض المرئي، مما يُسهّل تتبع القسم المناسب لكل منتج لإتمام عملية الدفع. والميزة الرائعة هي إمكانية استخدامها مجانًا واستيراد عدد غير محدود من الفواتير عبر تطبيق iOS.
من السهل إرسال إيصال، ويمكنك ربطه بحسابك البنكي عبر إعداد Stripe. تتوفر ميزة الرواتب الشهرية، لكنها متاحة فقط في الولايات المتحدة وكندا. قد ترغب في الاستعانة بمحاسبك لإعداد تقاريرك، مثل دخلك ونفقاتك.
قانوني
ليس هذا الجزء الأكثر متعة، ولكنه بالتأكيد من أهم الأجزاء. لا يجب أن تكون العقود مخيفة كما تبدو - فهي مفيدة لك ولعميلك. مع أن هذه الأدوات مفيدة وتتضمن غالبًا نماذج جاهزة، أنصحك باستشارة مختص إذا كنت غير متأكد من القوانين في ولايتك.
09- مصطلحات التغذية
يحتوي موقع TermsFeed على مجموعة واسعة من القوالب المجانية التي يمكنك استخدامها.
هل تبيع منتجات عبر الإنترنت؟ على الأرجح ستحتاج إلى بعض المستندات القانونية، مثل سياسة شفافة. يوفر لك موقع TermsFeed مجموعة واسعة من القوالب المجانية، بما في ذلك الشروط والأحكام، وسياسة الخصوصية، وشروط الخدمة. كما يتوفر أيضًا مولد نماذج يطرح عليك أسئلة لإنشاء عقد مصمم خصيصًا لنشاطك التجاري.
10- قانون الهز
هل تحتاج إلى عقد؟ اختر من بين هذه النماذج المختلفة واحصل على مشورة الخبراء.
يُعدّ برنامج Shake Law أداةً أساسيةً للغاية لإدارة العقود، حيث يتيح لك الاختيار من بين مجموعة واسعة من نماذج العقود. ومن الميزات الرائعة الأخرى لهذه الأداة إمكانية اختيار نموذج عقد لتراخيص المشاريع أو تصاريح العمل.
بمجرد إنشاء عقدك، سيراجعه محامٍ. قد يبدو هذا سخيًا للوهلة الأولى، لكن شركة Shake Law ستحيلك إلى مكتب محاماة، مما سيؤدي إلى رسوم إضافية.
من عيوب برنامج Shake Law محدودية صلاحياته. على سبيل المثال، لا يمكنك إرسال العقد إلى العميل (إلا عبر تحميل ملف PDF)، ولا توجد طريقة للتلاعب بنص العقد الأصلي بشكل موضوعي. بصفتي مصممًا، يُعدّ تصميم ضماني وقوته أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة لي، إذ أعتبره انعكاسًا لمهاراتي ومهنتي. لذا، لا ينبغي أن أشعر بالراحة عند إرسال نسخة غير مكتملة إلى عملائي.
إدارة الوقت
نتمنى جميعًا لو كان لدينا المزيد من الوقت. للأسف، لا يمكننا خلق المزيد من الوقت، لكن بإمكاننا اختيار كيفية استغلاله. تُغطي أدوات إدارة الوقت كل شيء بدءًا من إدارة الوقت والجدولة وصولًا إلى التقدير، وهي مفيدة للغاية للعاملين لحسابهم الخاص، حتى أولئك الذين لا يتقاضون أجرًا مقابل وقتهم (مثلي).
11- وسادة
بدلاً من تتبع الوقت، يتيح لك تطبيق كوشن تخصيص وقت للعمل والراحة.
بدلاً من تتبع الوقت، يساعدك كوشن على تخطيط وقتك، ليس فقط في العمل. يمكنك جدولة الوقت المخصص للمشاريع، بالإضافة إلى أوقات الراحة. ينبهك التطبيق عندما تعمل بجهد كبير، مما يمنع الإرهاق ويشجعك على إدارة وقتك بشكل أفضل. سهل الإعداد، يضع كوشن علامة على موقعك الإلكتروني لتوضيح أوقات توافرك. هذا مفيد لمن يرغبون بالعمل معك.
12- في الوقت المناسب
تطبيق Timely لإدارة الوقت بسيط وأنيق، يرحب بك بواجهة بسيطة عند تسجيل الدخول لأول مرة. لا يحتوي على مؤقتات، بل يشجعك على تسجيل ساعات العمل على مشروع محدد. يمكنك الاطلاع على سجل المقالات ونظرة عامة شاملة على جميع الأوقات التي قضيتها في مختلف جوانب عملك.
تساعدك هذه الأداة على إدخال الوقت المُخطط له والوقت الذي قضيته في المشروع، ومقارنة ذلك بالوقت المُقدّر. إنها طريقة فعّالة لتحسين تقديرك للوقت، خاصةً إذا كنت تُخطئ في تقديرك باستمرار. تعمل الأداة عبر الإنترنت، أو يمكنك استخدامها مباشرةً من متصفحك.
13- حربة
إنشاء المشاريع، وإدارة الوقت، وتخصيص الفواتير، وتسجيل المصروفات.
رغم أن الأمر قد يبدو معقداً في البداية، إلا أنك ستدرك بعد قضاء بعض الوقت مع برنامج هاربون لتعتاد عليه، أنه برنامج قوي للغاية. يتيح لك هاربون تصميم مشروع بناءً على معلوماتك، ثم استخدامه لجدولة الوقت وإضافة الفواتير والتكاليف.
لا تقتصر فائدة هذه الأداة على مساعدتك في إصدار الفواتير فحسب، بل تتعداها إلى تقديم مزايا كبيرة تُساعدك على اتخاذ قرارات أفضل والتخطيط الأمثل. يمكنك الاطلاع بسرعة على متوسط إيراداتك لكل مشروع (أو شهريًا، أو يوميًا، أو ساعيًا، حسب تفضيلك) أو مراجعة فواتيرك المستحقة. كما توفر الأداة توقعات الدخل، مع خانات لتحديد أهدافك وعادات عملك (على سبيل المثال، عدد ساعات أو أيام عملك أسبوعيًا). يُشجعك هذا على التخطيط المستمر ومتابعة أهدافك. تُشبه أداة Harpoon تطبيقًا متكاملًا، فهي تجمع بين ميزات إعداد التقارير ولوحة التحكم الذكية. الشيء الوحيد الذي ينقصها هو العقود والعروض.
14- مستقل
إذا كنت تتقاضى أجرًا بالساعة، فإن Freelancy تحول وقتك الذي تقضيه إلى عقد؛ دون استخدام الرياضيات.
تساعدك منصة العمل الحر على تحويل الوقت المُستغرق إلى عقود بسرعة وسهولة بعد إتمام المشروع. أنا شخصياً لا أعتمد هذه الطريقة في الحساب، لذا فهي لا تناسبني. مع ذلك، أرى أن هذه الطريقة مفيدة لمن يحتاجون إلى احتساب التكلفة بالساعة، إذ تُغنيهم عن حساب التكاليف المستمرة.
من أبرز مزايا تقارير Freelancy أنها توفر لك نظرة عامة أشبه بالتقويم لكيفية توزيع وقتك. يمكنك هنا الاطلاع على الوقت الذي قضيته في كل مشروع، والبحث عنه حسب التاريخ أو اسم المشروع. هذا يُسهّل عليك معرفة مقدار الوقت الذي استغرقته في كل مشروع وتوقيته. كما يمكنك تصدير التقارير، ما يعني أنه بإمكانك تحميلها كملفات CSV ورسوم بيانية لاستخدامك الشخصي أو لعملائك.
على الرغم من أن إنشاء الفواتير تلقائيًا مفيد لتحديد المواعيد، يمكنك أيضًا إنشاؤها يدويًا إذا رغبت. ربما تحدد المواعيد لأسباب خاصة، أو ربما لا علاقة لها بالعميل.
15. توغل
لتخطيط الوقت المستغرق في المشروع والاطلاع على التقارير الموجزة
أستخدم Toggl منذ أن بدأت العمل الحر. مع أنني لا أسجل ساعات أو أيام عمل عملائي، إلا أن خاصية تتبع الوقت تساعدني على معرفة كيف وأين أقضي وقتي. بعد إعداد جدول زمني لتتبع الوقت، يجب تخصيص وقتك لمشروع محدد، ويستخدم Toggl البيانات لإنشاء التقارير. يذكرني تطبيق سطح المكتب بجدولي، ويتيح لي القيام بذلك دون الحاجة إلى تسجيل الدخول إلى تطبيق الويب.
من ميزات Toggl الأخرى إمكانية إنشاء مساحة شخصية ومساحة عمل جماعية. بهذا أستطيع إدارة وقتي الشخصي، وبالطبع يمكنني دعوة مطور أو مبرمج إلى مساحة عملي إذا أردت، ولكن ليس فقط جدولة وقتي الخاص، بل في أغلب الأحيان يوفر ذلك وقت المشروع.
سير العمل
غالباً ما تُبذل أدوات إدارة سير العمل جهداً أكبر لتسهيل فهم تعقيداتها، وربما تجعلها أكثر غموضاً. أنا شخصياً أستخدم القلم والورق، وأثق بهما أكثر، لكنني أُقدّر بالتأكيد فوائد استخدام أداة رقمية لإدارة سير العمل، خاصةً عندما تُساعد في تنظيم مشروع كبير.
16- تدفق
باختصار، يساعدك Flow على إنشاء مساحة عمل تتضمن مهامًا فردية ويحافظ على المشاريع في صدارة أولوياتك.
مثل العديد من أدوات سير العمل، يحتوي Flow على ميزة تشبه غرفة الدردشة يمكن لأعضاء الفريق استخدامها لمناقشة المشروع.
استخدمت ميزة الدردشة الخاصة به للتواصل مع زملائي في الفريق وقد نجحت بشكل جيد، ولكن تجدر الإشارة إلى أنه لا يوجد شيء سهل مثل Slack.
ومن الميزات الأخرى لهذا التطبيق أنه من خلال تفعيل وضع التركيز، يمكنك إيقاف الإشعارات مؤقتًا حتى يعرف فريقك أنك غير قادر على الرد.
يمكن للمستخدمين اختيار المهام التي يرغبون في تنفيذها، والتي تُعد أجزاءً من المشروع. ولا يستطيع أعضاء الفريق رؤية جميع أجزاء المهام؛;
في Flow، يمكنك تخصيص بعض المهام التي يمكنك مشاركتها لاحقًا مع فريقك.
هذا مفيد للغاية إذا كنت ترغب في القيام بشيء ما قبل أن يكتشفه زملاؤك في الفريق.
يُتيح لك عرض التقويم نظرة عامة جيدة على ما هو قادم في المستقبل القريب، ويمكنك اختيار ما إذا كنت ترغب في رؤية مهام الآخرين بالإضافة إلى مهامك. وإذا وجدت بعض الوقت، يمكنك أيضًا الاطلاع على الأقسام غير المخصصة لك والمساعدة فيها.
17- أزيندو
صنّف المهام، واطلع على نظرة عامة على التقويم، وأنشئ مهامًا متكررة، وغير ذلك الكثير.
Azendoo أداة فعّالة لإدارة سير العمل، تتميز بتصميم أنيق وميزات مجرّبة من قِبل المستخدمين. يمكنك الاطلاع على التحليلات، وإرفاق المستندات، وإنشاء مجموعات، وتعيين المهام للأفراد. كل هذا في مكان واحد؛ حيث يمكنك تصنيف المهام، وعرض نظرة عامة على التقويم، وإنشاء مهام متابعة، وتحديد المواعيد النهائية، وإضافة قوائم التحقق. كما يمكنك إنشاء رسائل إعلانية، وإرسال رسائل مباشرة إلى أعضاء الفريق (إن وجدوا)، وعرض الإشعارات. إنه التطبيق الأمثل لمساعدتك على إدارة مهامك بكفاءة.
أدوات إضافية
إن العمل بمفردك يتجاوز بكثير مجرد الأمور المالية وإدارة الوقت واقتراحات المشاريع. ففي هذا النمط من الحياة، قد تواجه أحيانًا مشاكل غير متوقعة. لذا، قمتُ بإعداد ثلاثة برامج إضافية ستساعدك على تنمية قدراتك الإبداعية.
احصل على أموالك في الوقت المحدد (بدون أي ضغوط) وقم بإنشاء نماذج أولية لأفكارك بسرعة وسهولة.
18- أخبري جولي فقط
هل بعض عملائك لا يدفعون؟ ما عليك سوى الاتصال بجولي إليستر للاطلاع على أموالك في البنك.
هل تواجه مشكلة في سداد أحد عملائك لمستحقاتك؟ جولي إلستر هي محاسبتك الافتراضية التي تتولى تحصيل فواتيرك المتأخرة؛ فهي تقوم بعملها من خلال التواصل مع عملائك بهدوء واتزان. تتمتع جولي بسجل حافل بالإنجازات وتحظى بتقدير كبير في مجال العمل الحر.
19- مختصر صندوق
اختر من بين مجموعة واسعة من الملخصات الافتراضية لجعل تصميمك إبداعياً.
Briefbox عبارة عن مجموعة من الملخصات الافتراضية لمساعدتك على إطلاق العنان لإبداعك في التصميم عندما تكون بين المشاريع. وقد ابتكر فريق Briefbox مجموعة واسعة من الملخصات الافتراضية - تشمل كل شيء بدءًا من تصميم عملة محلية وصولًا إلى إنشاء علامة تجارية لمصمم.
اختر تصميمًا واحدًا وابدأ بالتصميم. بمجرد الانتهاء، يمكنك تحميله على الموقع للحصول على تعليقات من المجتمع.
أطلق الفريق للتو حسابه الاحترافي، والذي يقدم لك نصائح من متخصصي الأعمال وتعليقات بناءة على كل منشور.
20- الذري
يُعدّ إنشاء النماذج الأولية ومشاركتها مع عملائك باستخدام Atomic أسرع طريقة لإنشاء تصاميم ثنائية الجوانب رائعة. استورد تصميمًا موجودًا من Sketch أو Photoshop (أو صمّم داخل التطبيق نفسه)، ثم اربط الصفحات معًا وأجرِ تعديلات طفيفة على الانتقالات لإنشاء نموذج أولي.
بمجرد الانتهاء، يمكنك مشاركة التصميم الأولي عن طريق إرسال رابط إلى العميل، الذي يمكنه بعد ذلك تقديم ملاحظاته وانتقاداته على تصميمك.
خاتمة
هذه القائمة ليست شاملة بأي حال من الأحوال. تُطرح مئات الأدوات والبرامج الجديدة كل عام، لذا أنصحك بمتابعة كل جديد لاكتشاف الأفضل منها مع مرور الوقت. تذكر، لا يوجد حل واحد يناسب الجميع في مجال العمل الحر. لكل أداة نقاط قوتها ومجموعة ميزاتها الخاصة، لذا قد يستغرق الأمر بعض الوقت للعثور على الأنسب لك.
