مقدمة
يُعدّ المخطط الانسيابي أفضل طريقة لتصوّر العمليات المعقدة لفريقك. يوجد أكثر من 30 رمزًا قياسيًا يمكنك استخدامها لإنشاء مخطط انسيابي. يمكن لهذه الرموز أن تُمثّل أي شيء، بدءًا من العمليات والوثائق وصولًا إلى القرارات التي يجب اتخاذها. في هذه المقالة، ستتعرّف على معاني الأشكال المختلفة، ومتى يكون المخطط الانسيابي مفيدًا، وأنواع المخططات الانسيابية التي يمكنك تطبيقها في بيئة العمل.
سواء كنت صاحب عمل تسعى لتبسيط العمليات، أو مدير مشروع ترغب في ضمان سير عمل فريقك بسلاسة، أو مطور برامج تصمم تطبيقًا جديدًا، فإن مخططات التدفق تُعد أداة لا غنى عنها. فمن خلال تقسيم العمليات المعقدة إلى خطوات واضحة ومنطقية، تساعدك مخططات التدفق على تحديد نقاط الضعف المحتملة، وتحسين سير العمل، وتوصيل الأفكار بفعالية. في هذا الدليل الشامل، سنتناول أساسيات مخططات التدفق، بما في ذلك رموزها وأنواعها واستخداماتها العملية.
ما هو مخطط الانسياب؟
مخطط التدفق هو رسم بياني يوضح خطوات وتسلسلات وقرارات عملية أو سير عمل. ورغم وجود أنواع عديدة من مخططات التدفق، إلا أن مخطط التدفق الأساسي هو أبسط أشكال خرائط العمليات. ويمكن استخدام هذه الأداة الفعّالة في سياقات متنوعة لتخطيط العمليات وتصورها وتوثيقها وتحسينها.
قدّم المهندسان الصناعيان فرانك وليليان جيلبرايت مفهوم مخطط التدفق لأول مرة عام 1921، عندما عرضاه على الجمعية الأمريكية للمهندسين الميكانيكيين (ASME). ومنذ ذلك الحين، جرى تحسين مخططات التدفق وتوحيدها لتحسين العمليات في مختلف الصناعات.
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن أنواع المخططات الانسيابية المختلفة ورموزها، فأنت في المكان الصحيح. سنشرح لك أيضًا كيفية إنشاء المخططات الانسيابية ونقدم بعض الأمثلة للاستلهام.
متى يجب استخدام مخطط التدفق؟
يمكن أن تكون المخططات الانسيابية مفيدة في مجموعة متنوعة من السيناريوهات، بما في ذلك عندما تحتاج إلى:
- توثيق وتوحيد العملياتيُعدّ مخطط التدفق وسيلةً رائعةً لتخطيط وتوثيق مشروع أو عملية شائعة. بمجرد الانتهاء من إعداد مخطط التدفق، يمكنك استخدامه في مشاريع وعمليات مماثلة. وهذا من شأنه أن يوفر لك ولفريقك الوقت والجهد على المدى البعيد.
- تصور الأفكار والأنظمة المعقدةليس لدى جميع أعضاء فريقك الوقت (أو الموارد) الكافية لدراسة وثيقة عملية معقدة وطويلة. يسمح مخطط التدفق للجميع بمتابعة سير العمل، وفهم المهام، وتحليل الخطوات المختلفة بسرعة وسهولة.
- تنظيم الفرق وتوزيع المهامإن تصور العملية يمكن أن يسهل عليك تكليف أعضاء فريقك بالمهام وتنظيم عمل فريقك بحيث تسير الأمور بشكل أفضل.
- اتخاذ القرارات القائمة على البياناتغالباً ما تبدو القرارات أقل صعوبة وتعقيداً عند عرضها في مخطط انسيابي. كما يساعدك المخطط الانسيابي على رؤية نتائج قراراتك، مما يسهل توقع الخطوات التالية وتبريرها.
- تحديد الاختناقات ومنعهاتساعدك المخططات الانسيابية على تحديد نقاط الاختناق أو المشكلات قبل تفاقمها. من خلال رسم خريطة للعملية بأكملها باستخدام هذا الدليل المرئي، يمكنك متابعة كل خطوة والتأكد من تخصيص الوقت والموارد الكافية لكل مهمة.
- تخطيط ومتابعة تقدم المشروعبما أن اتباع الخطوات في مخطط التدفق سهل للغاية، يمكنك دائمًا تحديد موقع فريقك في المشروع أو العملية. هذا يُسهّل تتبع التقدم ويمنحك أيضًا نظرة عامة جيدة على المهام التي لا تزال بحاجة إلى إنجاز.
رموز وتعريفات مخططات التدفق
تتراوح المخططات الانسيابية بين رسومات يدوية سريعة لتوثيق العمليات وتخطيطها، ومخططات سير عمل معقدة مصممة باستخدام برامج متخصصة. ولتسهيل فهم المخططات الانسيابية بين الفرق والأقسام وحتى القطاعات، وضع المعهد الوطني الأمريكي للمعايير (ANSI) معايير رسمية في ستينيات القرن الماضي، اعتمدتها المنظمة الدولية للمعايير (ISO) عام ١٩٧٠، ويجري تحديثها وتحسينها باستمرار. وقد تمت الموافقة على أحدث نسخة من هذا المعيار عام ٢٠١٩.
عند قراءة مخطط انسيابي، اتبع الطريقة الغربية، أي اقرأه من أعلى إلى أسفل ومن اليسار إلى اليمين. دعونا نلقي نظرة على بعض أشكال المخططات الانسيابية ورموزها وأسمائها ومعانيها الأكثر شيوعًا.
- خط التدفق: يوضح خط التدفق اتجاه العملية من خلال ربط كتلتين معًا.
- النهاية أو المُنهي: يشير رمز الإنهاء إلى نقاط البداية أو النهاية لعملية ما في مخطط التدفق.
- عملية: يُعد رمز العملية المكون الأكثر شيوعًا في مخطط التدفق، وهو يمثل خطوة في عملية ما.
- شرح أو تعليق: يمكنك عرض معلومات إضافية حول خطوة ما من خلال وصف أو تعليق توضيحي.
صناعة القرار:
يمثل هذا الرمز قرارًا يجب عليك أو على فريقك اتخاذه للانتقال إلى الخطوة التالية في العملية. وعادةً ما يكون قرارًا صحيحًا أو خاطئًا، أو سؤالًا يتطلب إجابة بنعم أو لا.
البيانات المخزنة:
هذا الرمز يعني ملف بيانات أو قاعدة بيانات.
رمز "أو":
يشير هذا الرمز إلى أن تدفق العملية يستمر في ثلاثة فروع أو أكثر.
الإدخال/الإخراج:
يمثل رمز الإدخال/الإخراج عملية استيراد أو تصدير البيانات الخارجية.
يعرض:
تشير هذه الأيقونة إلى خطوة تعرض معلومات ذات صلة.
وثيقة:
يمثل هذا الرمز مستندًا واحدًا.
تأخير:
تتيح لك هذه الأيقونة جدولة وعرض أي فترات تأخير تشكل جزءًا من العملية.
إدخال يدوي:
يشير هذا الرمز إلى البيانات أو المعلومات التي يجب إدخالها يدويًا.
التشغيل اليدوي:
يشير هذا الرمز إلى عملية يدوية أو تعديل يدوي في العملية.
موصل خارج الشاشة:
يُستخدم هذا الرمز لربط رمزين موجودين على صفحتين مختلفتين.
رابط داخل الصفحة:
يمكن لهذه النقطة أن تربط بين رمزين وتستبدل الخطوط الطويلة، مما يجعل مخطط التدفق أكثر وضوحًا وتنظيمًا.
رمز اتصال التقاطع:
يُستخدم هذا الرمز لدمج عدة فروع في عملية واحدة.
عملية بديلة:
عادةً ما تكون الخطوط المرتبطة بهذا الرمز منقطة. ويشير الرمز نفسه إلى بديل لخطوة العملية العادية، إذا لزم الأمر.
عملية محددة مسبقاً:
يمثل هذا الرمز عملية تم تعريفها مسبقاً في مكان آخر.
عدة وثائق:
يمثل هذا الرمز عدة مستندات.
التحضير أو البدء:
يمثل هذا الرمز مرحلة تحضيرية أو بداية في العملية.
بمجرد أن تتعرف على معاني الرموز، ستتمكن من قراءة أو إنشاء أي نوع من المخططات الانسيابية تقريبًا، مما يُتيح لك فهمًا أفضل للعملية المُصوَّرة. عند إنشاء مخطط انسيابي يتطلب أشكالًا أو رموزًا مختلفة، أضف مفتاحًا للرموز ليسهل على أعضاء الفريق الوصول إليه.
أنواع المخططات الانسيابية الشائعة
تتنوع المخططات الانسيابية في أنواعها، ولكل منها غرض محدد في تصوير وتحليل جوانب مختلفة من عملية أو نظام. يساعدك فهم الأنواع الشائعة للمخططات الانسيابية على اختيار الخيار الأمثل لاحتياجاتك، سواء كنت توثق سير عمل، أو تصمم خوارزمية، أو تدير مشروعًا معقدًا. إليك بعضًا من أكثر أنواع المخططات الانسيابية شيوعًا:
مخطط انسيابي لاتخاذ القرار
يركز مخطط انسياب القرار على عملية صنع القرار، ويرسم مسارات ونتائج مختلفة بناءً على شروط أو معايير محددة. ويساعد هذا المخطط الفرق على تقييم استراتيجيات صنع القرار وتحسينها.
مخطط انسيابي للعملية
مخطط تدفق العمليات، المعروف أيضاً باسم مخطط تدفق العمليات أو خريطة العمليات، يُقدّم تمثيلاً تفصيلياً للعملية، موضحاً ترتيب تنفيذ المهام، ونقاط اتخاذ القرار، ونقاط النهاية. وهو مفيد لتوثيق وتحليل وتحسين عمليات الأعمال.
مخطط سير العمل
يُظهر مخطط سير العمل تدفق العمل والمعلومات بين الأفراد أو الأقسام أو الأنظمة. ويساعد على تبسيط العمليات، وتحديد نقاط الاختناق، وضمان التعاون الفعال بين أعضاء الفريق.
مخطط انسيابي للممرات المائية
يُقسّم هذا النوع من المخططات الانسيابية، والذي يُسمى أيضاً المخطط الانسيابي متعدد الوظائف أو مخطط مسارات العمل، خطوات العملية إلى خطوط منفصلة تُمثل أشخاصاً أو أدواراً مختلفة. وهو مثالي لتصوير العمليات المعقدة التي تشمل العديد من أصحاب المصلحة.
مخطط تدفق البيانات (DFD)
يُصوّر مخطط تدفق البيانات (DFD) تدفق البيانات في النظام، ويُبيّن كيفية معالجة البيانات وتخزينها ونقلها. تُستخدم مخططات تدفق البيانات بشكل شائع في برمجة الحاسوب وتحليل النظم لتصميم وتوثيق نظم المعلومات.
مخطط انسيابي للبرنامج
يُظهر مخطط تدفق البرنامج تسلسل الخطوات والقرارات في برنامج حاسوبي أو خوارزمية. وهو يساعد المبرمجين على تصميم البرامج وتوثيقها وتصحيح أخطائها.
مخطط تدفق النظام
يُظهر مخطط تدفق النظام بنية النظام ومكوناته، بما في ذلك الأجهزة والبرامج وتفاعلاتها. وهو مفيد لتصميم الأنظمة المعقدة وتوثيقها وتصحيح أخطائها.
مخطط تدفق العمليات (PFD)
على غرار مخطط تدفق العمليات، يقدم مخطط تدفق العمليات (PFD) نظرة عامة على العملية مع التركيز على المعدات الرئيسية وتدفق المواد وحلقات التحكم. يُستخدم هذا النوع من المخططات بشكل شائع في الهندسة الكيميائية والعمليات الصناعية.
مخطط سلسلة العمليات الموجهة بالأحداث (EPC)
مخطط سلسلة العمليات الموجهة بالأحداث (EPC) هو نوع محدد من المخططات يُستخدم لنمذجة عمليات الأعمال بناءً على الأحداث والوظائف والروابط المنطقية. ويُستخدم مخطط EPC عادةً بالتزامن مع تقنيات نمذجة العمليات الأخرى مثل BPMN (نمذجة وتدوين عمليات الأعمال).
مخطط لغة المواصفات والوصف (SDL)
تُستخدم مخططات لغة وصف البرمجيات (SDL) لتصميم وتوثيق الأنظمة الآنية، وخاصة في صناعة الاتصالات. وهي توفر تمثيلاً بيانياً لسلوك النظام، بما في ذلك الحالات والانتقالات والإجراءات.
من خلال فهم هذه الأنواع الشائعة من المخططات الانسيابية واستخداماتها، يمكنك اختيار أفضل مخطط لمشروعك، سواء كنت تستخدم قالب مخطط انسيابي، أو أداة إنشاء مخطط انسيابي، أو تقوم بإنشاء واحد من الصفر.
نصيحة: يمكنك العثور على مخطط انسيابي لتوثيق العمليات في مقالتنا حول توثيق العمليات، ويمكنك الاطلاع على مخططات PERT كمثال شائع آخر للمخططات الانسيابية.
اقرأ: إدارة الحوادث: كيفية وضع خطة (بالإضافة إلى 7 من أفضل الممارسات)
كيفية إنشاء مخطط انسيابي: دليل خطوة بخطوة
قد يبدو إنشاء مخطط انسيابي أمرًا شاقًا في البداية، ولكن باتباع هذه الخطوات البسيطة، يمكنك بسهولة تصور عملياتك أو سير عملك أو خوارزمياتك باستخدام أداة أو برنامج لإنشاء المخططات الانسيابية. سواء كنت تُنشئ مخططات العمليات، أو مخططات تدفق القرارات، أو مخططات مسارات العمل، سيساعدك هذا الدليل على البدء.
1. حدد هدفك ونطاق عملك.
قبل البدء في إنشاء مخطط انسيابي، حدد بوضوح غرضه ونطاقه. هل توثق عملية تجارية، أم تصمم خوارزمية، أم تصور سير عمل معقد؟ سيساعدك فهم غرضك على اختيار النوع المناسب من المخططات الانسيابية وتحديد مستوى التفاصيل المطلوب.
2. تحديد المهام وتنظيمها
اجمع معلومات حول العملية أو سير العمل أو النظام الذي ترغب في تمثيله بصريًا. اجتمع مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة لتحديد الخطوات الرئيسية ونقاط اتخاذ القرار والمدخلات والمخرجات. استخدم لوحة بيضاء أو ملاحظات لاصقة لتنظيم أفكارك وإنشاء مسودة أولية لمخطط التدفق الذي يحدد الخطوات الرئيسية والهيكل.
3. اختيار رموز المخطط الانسيابي المناسبة
تعرّف على رموز وأشكال المخططات الانسيابية القياسية، بما في ذلك الوصلات ونقاط القرار ونقاط النهاية. اختر الرموز الأنسب بناءً على نوع المخطط الانسيابي الذي تقوم بإنشائه، مثل مخطط تدفق العمليات، أو مخطط تدفق البيانات، أو مخطط المسارات. يضمن الاستخدام المتسق للرموز وضوح المخطط وسهولة قراءته.
4. ارسم مخطط التدفق الخاص بك وأكمله
استخدم برنامجًا لإنشاء المخططات الانسيابية، مثل Microsoft Visio أو Lucidchart، لإنشاء نسخة رقمية كاملة من مخططك الانسيابي. توفر هذه الأدوات مجموعة واسعة من القوالب والأشكال والوصلات التي تُسهّل إنشاء مخططات انسيابية احترافية لمختلف الاستخدامات. رتّب الخطوات ونقاط اتخاذ القرار منطقيًا، واستخدم الوصلات لتوضيح مسارها. أضف أوصافًا وتسميات لتوفير السياق والوضوح.
5. التنفيذ والتحسين
شارك مخططك الانسيابي المُكتمل مع أعضاء الفريق والجهات المعنية، واحصل على ملاحظاتهم. تعاونوا لضمان فهم الجميع للعملية أو سير العمل المُمثل في المخطط. طبّق المخطط في مؤسستك، وراقب فعاليته. راجع مخططك باستمرار، وحسّنه بناءً على التجارب العملية والملاحظات، وأجرِ التعديلات اللازمة لرفع الكفاءة والإنتاجية.
نتيجة
باتباع هذه الخطوات والاستفادة من قوة برامج وقوالب المخططات الانسيابية، يمكنك إنشاء مخططات انسيابية واضحة وفعالة تساعد على تبسيط عملياتك وسير العمل واتخاذ القرارات.
